Lägg upp avtal manuellt
- Olika typer av avtal
- Övriga leasing- och hyresavtal
- Finansiell leasing (Bilar)
- Leasing bilar (Operationell & IFRS)
- Övriga avtal- ej för redovisning
- Fastighetsavtal
- Kontroll av avtal
- Spara avtalsdokument
- Behörighetsstyrning av avtal
- Tips! Skillnader mellan K3 & IFRS
- Tips! När det finns avdragbar moms att lägga ovanpå tillgången
Olika typer av avtal
Förklaring av avtalstyper
Finansiell leasing – Det finns ett avtalat restvärde i avtalet. Vid hyrestidens slut är man som kund skyldig att anvisa en köpare till utrustningen, alternativt lösa ut utrustningen själv.
För redovisning enligt IFRS inkluderas restvärdet i tillgångsberäkningen endast om bedömningen är att avtalet kommer köpas loss vid avtalstidens slut. För exempelvis bilar där det är vanligt att man byter bil vid leasingens slut är det därför mest korrekt att endast räkna med hyreskostnaden i tillgångsberäkningen.
Operationell leasing – Innebär att fördelen av att äga utrustningen tillfaller leverantören eller finansbolaget och att kunden endast betalar en hyra för att nyttja objektet under en avtalad tid. Det finns en restvärdes-position garanterad av finansbolaget/leverantören. Eftersom hyrorna till största del utgörs av amortering så är restvärdes-positionen långt viktigare än räntan i avtalet. Detta innebär att även avtal med väldigt låg ränta kan vara väldigt ofördelaktiga om finansbolaget/leverantören tagit en för låg restvärdes-position.
Att beakta för operationell leasing är också att det ställs krav på att utrustningen återlämnas i ett visst skick (för bilar skick + #körda km).
Hyra – Hyresavtal har inget restvärde utan precis som det låter hyr man utrustningen av uthyraren. Gäller avtalet hyra av utrustning, exempelvis IT, kopiatorer, kaffemaskiner mm., är det viktigt att veta att avtalet är ett finansieringsavtal som oftast går via ett finansbolag och inte via leverantören. Det är viktigt att säga upp hyresavtalen i god tid innan avtalstidens slut, annars förlängs avtalet, ofta med samma hyra som under avtalstiden, detta trots att utrustningen oftast är helt amorterad. Uppsägningstiden på avtalet framgår under allmänna villkor och brukar vara mellan 6-9 månader.
Efter avtalstidens slut övergår äganderätten av utrustningen rent formellt till leverantören igen. I vissa fall kan man dock få köpa ut utrustningen om man vill. Det är därför bra att komma överens med leverantören om beloppet redan innan avtalsstart. Glöm inte att ni redan har betalat av utrustningen under den faktiska avtalstiden.
Hyra av lokaler innebär normalt att de hyrs av en fastighetsägare utan något kopplat finansbolag så hyran innehåller ingen "amortering". Däremot är det viktigt att hålla koll på uppsägningstid (oftast mellan 9-12 månader), då missad uppsägning ofta innebär en hel avtalsperiod i förlängning vilket är dyrt och onödigt om ni kanske velat flytta eller omförhandlat avtalet.
Funktionshyra – Är ett hyresavtal men där utrustningen i avtalet oftast kräver någon form av service (t.ex. skrivare eller kaffemaskiner). I avtalet brukar serviceavgiften inkluderas i hyreskostnaden och utan närmare specifikation kan det då vara svårt att avgöra rimligheten på hyreskostnaden.
Övriga avtal- ej för redovisning
Med "övriga avtal" menas i Leasify avtal som inte skall vara underlag för redovisning eller analys av ränta. Här kan ni lägga in alla andra avtal ni vill ha kontroll på så ni inte missar omförhandlingar, uppsägningar och kontroll på villkor.
Övriga leasing- och hyresavtal
Gå in på "Meny", "Avtal", och "Nytt avtal".
Avtalsmall:
Övriga leasing- och hyresavtal
Fyll i en beskrivning* (Tvingande fält)
Beskrivningen kommer att stå i översiktsvyn över alla avtal. Skriv gärna en kort och tydlig beskrivning så att ni lätt förstår vad avtalet avser.
Utrustning
Här kan ni vara så detaljerade som ni önskar att vara. Om ni har en lång produktlista är det även smidigt att skriva "se bilaga" eller liknande och bifoga tillhörande fil.
Avtalsnummer* (Tvingande fält)
Fyll i avtalsnummer för respektive avtal, avtalsnumret måste vara unikt. Vilket betyder att flera avtal inte kan ha samma avtalsnummer. Om avtalsnumret inte framkommer i avtalet kan ni även skriva en text om vad avtalet avser. När flera olika avtal har samma avtalsnummer kan exempelvis en siffra läggas till som -1, -2, -3 efter det faktiska avtalsnumret.
Finansbolag/avtalspart
Här fyller ni i banken eller finansbolaget som hyr ut utrustningen till er under avtalstiden.
Leverantör* av objektet (Tvingande fält)
Avtalstyp* (Tvingande fält)
Välj avtalstyp " Finansiell leasing".
Objektstyp* (Tvingande fält)
Välj vilket typ av objekt avtalet innehåller. Ni lägger in objektstypen under era redovisningsinställningar.
Belopp och avtalstid
Priset är beloppet som är finansierat och fylls i exklusive moms, det är beloppet på vad utrustningen kostat.
Kontantinsats
Om bankerna och finansbolagen kräver en extra säkerhet i affären i form av en kontantinsats, det kan även benämnas som första förhöjd, down payment och särskild leasingavgift i avtalet, fyller ni i det här. Oftast framgår eventuell kontantinsats där månadskostnaden står men ibland står den under "särskilda villkor" i avtalet.
Hyresavgift
Ange vad ni betalar per månad. Även om det är t.ex. kvartalsvis betalning ska beloppet per månad anges. Oftast är det månadskostnaden som framgår på avtalen trots kvartalsvis betalningsperiodicitet.
Betalningsperiodicitet
Här anger ni om ni betalar hyresavgiften t.ex. månadsvis i förskott eller kvartalsvis i förskott. Det framgår i avtalet.
Ange om avgiften skall uppdateras enligt index eller referensränta
Här ställer ni in om leasingavgiften ska justeras enligt referensränta eller index.
Det absolut vanligaste är att man inte justerar avgiften överhuvudtaget utan väljer ”Ingen justering" (Fast avgift).
Restvärde
Det finns ett avtalat restvärde i avtalet. Vid hyrestidens slut är man som kund skyldig att anvisa en köpare till utrustningen alternativt lösa ut utrustningen själv. Restvärdet brukar framgå på avtalet där du hittar pris, månadskostnad m.m. eller under ”särskilda villkor”.
Startdatum* (Tvingande fält)
I nästan alla fall är det leveransgodkännandet som styr när ett avtal startar. För att veta när ett avtal startade behöver vi veta när leveransgodkännandet är signerat samt ha tillgång till de allmänna villkoren för respektive avtal.
Startdatumet är faktiskt lite knepigare än man kan tro att få fram då olika banker och finansbolag gör på olika sätt.
En del startar avtalet nästkommande månad. Om leveransgodkännandet är signerat t.ex. 2021-06-15 startar avtalet 2021-07-01.
En del startar avtalet nästkommande månad om leveransgodkännandet är signerat mellan den 1:a och den 14:e månaden innan. Om leveransgodkännandet är signerat mellan den 15:e och den sista i månaden startar avtalet inte nästkommande månad utan månaden efter det.
En del bolag har kvartalsvis uppstart vilket innebär att om man signerar ett leveransgodkännande t.ex. 2021-04-01 startar inte avtalet förrän 2021-07-01 (nästa kvartal).
Det finns många olika varianter. Ibland är det lättast att fråga banken eller finansbolaget.
Leveransdatum
Skriv in datumet som är angivet på leveransgodkännandet. Har ni inte det kan ni ange samma datum som startdatumet.
Uppsägningstid på avtalet* (Tvingande fält)
Det brukar framgå under de allmänna villkoren hur lång uppsägningstid det är på avtalet. Genom Leasify får ni per automatik ett mejl två månader innan det är dags att säga upp avtalet så att ni inte missar uppsägningstiden.
Avtalslängd* (Tvingande fält)
Ange avtalslängden i månader och den avtalslängd som anges i avtalet.
Avskrivningstid
Här anger ni avskrivningstiden, det vanligaste är att avskrivningstiden är samma som avtalslängden och klicka i rutan om ni önskar att avskrivningen ska begränsas till restvärdesbeloppet.
Ska detta avtal beräknas i er redovisning
Om avtalet ska tas med i redovisningen ska denna ruta vara fortsatt i-klickad. Vill man inte att avtalet ska vara med i redovisningen klickar man ur rutan.
Tillgångens värde
Redovisar ni enligt IFRS är det vanligast att man använder det diskonterade priset som tillgångsvärde.
Redovisar man enligt K3 är det vanligast att man använder det lägsta av det diskonterade priset och det faktiska priset i avtalet som tillgångsvärde.
Det är dock helt upp till er hur ni vill göra, kryssa i vilken ruta som passar er redovisning.
Redovisningsunderlag
Om ni har fyllt alla parametrar i ett finansiellt leasingavtal kan systemet räkna fram den implicita (faktiska) räntan i avtalet.
Om ni vill använda den implicita räntan klickar man inte i rutan ”Vill du använda ränta enligt era inställningar”. Om ni istället vill använda en marginell låneränta klickar man i den rutan. Om ni klickar i den fälls en rullista ut där du kan välja vilken ränta du vill använda.
Valuta
Välj den lokala valutan som avtalet är i. Ni ställer in vilken valutakurs ni vill använda under redovisningsinställningar.
Bolagsskatt
Ange vilken skattesats ni vill att avtalet ska beräknas efter. Ni ställer in olika skattesatser under redovisningsinställningar.
Kostnadsställe och avdelning
Ställ in vilket kostnadsställe och vilken avdelning avtalet tillhör.
Tillhör det endast ett kostnadsställe och en avdelning anger du dem och skriver in 100 procent ute till höger.
Om avtalet tillhör olika kostnadsställen och avdelningar kan du dela upp avtalet genom att klicka på ”Lägg till kostnadsställe” och fördelning i procent.
Övriga - ej obligatoriska uppgifter
Administrationsavgift
Påverkar den effektiva räntan i avtalet. Brukar framgå på förstasidan av avtalet eller under de allmänna villkoren.
Uppläggningsavgift
Ni fyller i om avtalet har en uppläggningsavgift, vilket också påverkar och adderas på den effektiva räntan.
Ej avdragbar moms
Ni klickar i rutan om ni önskar lägga till avdragbar moms på tillgångsberäkningen.
Rabatt
Fyll i om ni har fått rabatt under avtalsperioden. Ange från vilket datum ni fått rabatt, till vilket datum ni fått rabatt och hur mycket rabatt ni har fått per månad.
Om ni exempelvis fått 1 500 kr i rabatt under en period om tre månader skriver man in 500 kr under ”rabatt per månad”
Om ni vill lägga till fler rabatter klickar man på ”Lägg till”.
Klicka på ”Spara”
Finansiell leasing (Bilar)
Gå in på "Meny", "Avtal", och "Nytt avtal".
Avtalsmall:
Finansiell Leasing bilar
Fyll i en beskrivning* (Tvingande fält)
Beskrivningen kommer att stå i översiktsvyn över alla avtal. Skriv gärna en kort och tydlig beskrivning så att ni lätt förstår vad avtalet avser.
Utrustning
Här kan ni vara så detaljerade som ni önskar att vara. Om ni har en lång produktlista är det även smidigt att skriva "se bilaga" eller liknande och bifoga tillhörande fil.
Avtalsnummer* (Tvingande fält)
Fyll i avtalsnummer för respektive avtal, avtalsnumret måste vara unikt. Vilket betyder att flera avtal inte kan ha samma avtalsnummer. Om avtalsnumret inte framkommer i avtalet kan ni även skriva en text om vad avtalet avser. När flera olika avtal har samma avtalsnummer kan exempelvis en siffra läggas till som -1, -2, -3 efter det faktiska avtalsnumret.
Finansbolag/avtalspart
Här fyller ni i banken eller finansbolaget som hyr ut utrustningen till er under avtalstiden.
Leverantör* av objektet (Tvingande fält)
Avtalstyp* (Tvingande fält)
Välj avtalstyp " Finansiell leasing".
Objektstyp* (Tvingande fält)
Välj vilket typ av objekt avtalet innehåller. Ni lägger in objektstypen under era redovisningsinställningar.
Belopp och avtalstid
Priset är beloppet som är finansierat och fylls i exklusive moms, det är beloppet på vad utrustningen kostat.
Kontantinsats
Om bankerna och finansbolagen kräver en extra säkerhet i affären i form av en kontantinsats, det kan även benämnas som första förhöjd, down payment och särskild leasingavgift i avtalet, fyller ni i det här. Oftast framgår eventuell kontantinsats där månadskostnaden står men ibland står den under "särskilda villkor" i avtalet.
Leasing-/hyresavgift
Ange vad ni betalar per månad. Även om det är t.ex. kvartalsvis betalning ska beloppet per månad anges. Oftast är det månadskostnaden som framgår på avtalen trots kvartalsvis betalningsperiodicitet.
Betalningsperiodicitet
Här anger ni om ni betalar hyresavgiften t.ex. månadsvis i förskott eller kvartalsvis i förskott. Det framgår i avtalet.
Ange om avgiften skall uppdateras enligt index eller referensränta
Här ställer ni in om leasingavgiften ska justeras enligt referensränta eller index.
Det absolut vanligaste är att man inte justerar avgiften överhuvudtaget utan väljer ”Ingen justering" (Fast avgift).
Restvärde
Det finns ett avtalat restvärde i avtalet. Vid hyrestidens slut är man som kund skyldig att anvisa en köpare till utrustningen alternativt lösa ut utrustningen själv. Restvärdet brukar framgå på avtalet där du hittar pris, månadskostnad m.m. eller under ”särskilda villkor”.
Startdatum* (Tvingande fält)
I nästan alla fall är det leveransgodkännandet som styr när ett avtal startar. För att veta när ett avtal startade behöver vi veta när leveransgodkännandet är signerat samt ha tillgång till de allmänna villkoren för respektive avtal.
Startdatumet är faktiskt lite knepigare än man kan tro att få fram då olika banker och finansbolag gör på olika sätt.
En del startar avtalet nästkommande månad. Om leveransgodkännandet är signerat t.ex. 2021-06-15 startar avtalet 2021-07-01.
En del startar avtalet nästkommande månad om leveransgodkännandet är signerat mellan den 1:a och den 14:e månaden innan. Om leveransgodkännandet är signerat mellan den 15:e och den sista i månaden startar avtalet inte nästkommande månad utan månaden efter det.
En del bolag har kvartalsvis uppstart vilket innebär att om man signerar ett leveransgodkännande t.ex. 2021-04-01 startar inte avtalet förrän 2021-07-01 (nästa kvartal).
Det finns många olika varianter. Ibland är det lättast att fråga banken eller finansbolaget.
Leveransdatum
Skriv in datumet som är angivet på leveransgodkännandet. Har ni inte det kan ni ange samma datum som startdatumet.
Avtalslängd* (Tvingande fält)
Ange avtalslängden i månader och den avtalslängd som anges i avtalet.
Avskrivningstid
Här anger ni avskrivningstiden, det vanligaste är att avskrivningstiden är samma som avtalslängden.
Uppsägningstid på avtalet* (Tvingande fält)
Det brukar framgå under de allmänna villkoren hur lång uppsägningstid det är på avtalet. Genom Leasify får ni per automatik ett mejl två månader innan det är dags att säga upp avtalet så att ni inte missar uppsägningstiden.
Ska detta avtal beräknas i er redovisning
Om avtalet ska tas med i redovisningen ska denna ruta vara fortsatt i-klickad. Vill man inte att avtalet ska vara med i redovisningen klickar man ur rutan.
Tillgångens värde
Redovisar ni enligt IFRS är det vanligast att man använder det diskonterade priset som tillgångsvärde.
Redovisar man enligt K3 är det vanligast att man använder det lägsta av det diskonterade priset och det faktiska priset i avtalet som tillgångsvärde.
Det är dock helt upp till er hur ni vill göra, kryssa i vilken ruta som passar er redovisning.
Redovisningsunderlag
Om ni har fyllt alla parametrar i ett finansiellt leasingavtal kan systemet räkna fram den implicita (faktiska) räntan i avtalet.
Om ni vill använda den implicita räntan klickar man inte i rutan ”Vill du använda ränta enligt era inställningar”. Om ni istället vill använda en marginell låneränta klickar man i den rutan. Om ni klickar i den fälls en rullista ut där du kan välja vilken ränta du vill använda.
Valuta
Välj den lokala valutan som avtalet är i. Ni ställer in vilken valutakurs ni vill använda under redovisningsinställningar.
Bolagsskatt
Ange vilken skattesats ni vill att avtalet ska beräknas efter. Ni ställer in olika skattesatser under redovisningsinställningar.
Kostnadsställe och avdelning
Ställ in vilket kostnadsställe och vilken avdelning avtalet tillhör.
Tillhör det endast ett kostnadsställe och en avdelning anger du dem och skriver in 100 procent ute till höger.
Om avtalet tillhör olika kostnadsställen och avdelningar kan du dela upp avtalet genom att klicka på ”Lägg till kostnadsställe” och fördelning i procent.
Övriga - ej obligatoriska uppgifter
Administrationsavgift
Påverkar den effektiva räntan i avtalet. Brukar framgå på förstasidan av avtalet eller under de allmänna villkoren.
Uppläggningsavgift
Ni fyller i om avtalet har en uppläggningsavgift, vilket också påverkar och adderas på den effektiva räntan.
Ej avdragbar moms
Ni klickar i rutan om ni önskar lägga till avdragbar moms på tillgångsberäkningen.
Rabatt
Fyll i om ni har fått rabatt under avtalsperioden. Ange från vilket datum ni fått rabatt, till vilket datum ni fått rabatt och hur mycket rabatt ni har fått per månad.
Om ni exempelvis fått 1 500 kr i rabatt under en period om tre månader skriver man in 500 kr under ”rabatt per månad”
Om ni vill lägga till fler rabatter klickar man på ”Lägg till”.
Klicka på ”Spara”
Leasing bilar (Operationell & IFRS)
Klicka på ”Meny”, ”Avtal” och ”Nytt avtal”.
Avtalsmall:
Leasing bilar (Operationell & IFRS)
Fyll i en beskrivning* (Tvingande fält)
Beskrivningen kommer att stå i översiktsvyn över alla avtal. Skriv gärna en kort och tydlig beskrivning så att ni lätt förstår vad avtalet avser.
Utrustning
Här kan ni vara så detaljerade som ni önskar att vara. Om ni har en lång produktlista är det även smidigt att skriva "se bilaga" eller liknande och bifoga tillhörande fil.
Avtalsnummer* (Tvingande fält)
Fyll i avtalsnummer för respektive avtal, avtalsnumret måste vara unikt. Vilket betyder att flera avtal inte kan ha samma avtalsnummer. Om avtalsnumret inte framkommer i avtalet kan ni även skriva en text om vad avtalet avser. När flera olika avtal har samma avtalsnummer kan exempelvis en siffra läggas till som -1, -2, -3 efter det faktiska avtalsnumret.
Finansbolag/avtalspart
Här fyller ni i banken eller finansbolaget som hyr ut utrustningen till er under avtalstiden.
Leverantör* av objektet (Tvingande fält)
Leverantören i avtalet är företaget som säljer utrustningen.
Avtalstyp* (Tvingande fält)
Välj avtalstyp " Operationell leasing".
Objektstyp* (Tvingande fält)
Välj vilket typ av objekt avtalet innehåller. Ni lägger in objektstypen under era redovisningsinställningar.
Belopp och avtalstid
Kontantinsats
Om bankerna och finansbolagen kräver en extra säkerhet i affären i form av en kontantinsats, det kan även benämnas som första förhöjd, down payment och särskild leasingavgift i avtalet, fyller ni i det här. Oftast framgår eventuell kontantinsats där månadskostnaden står men ibland står den under "särskilda villkor" i avtalet.
Hyresavgift
Ange vad ni betalar per månad. Även om det är t.ex. kvartalsvis betalning ska beloppet per månad anges. Oftast är det månadskostnaden som framgår på avtalen trots kvartalsvis betalningsperiodicitet.
Betalningsperiodicitet
Här anger ni om ni betalar hyresavgiften t.ex. månadsvis i förskott eller kvartalsvis i förskott. Det framgår i avtalet.
Ange om avgiften skall uppdateras enligt index eller referensränta
Här ställer ni in om leasingavgiften ska justeras enligt referensränta eller index.
Det absolut vanligaste är att man inte justerar avgiften överhuvudtaget utan väljer ”Ingen justering" (Fast avgift).
Startdatum* (Tvingande fält)
I nästan alla fall är det leveransgodkännandet som styr när ett avtal startar. För att veta när ett avtal startade behöver vi veta när leveransgodkännandet är signerat samt ha tillgång till de allmänna villkoren för respektive avtal.
Startdatumet är faktiskt lite knepigare än man kan tro att få fram då olika banker och finansbolag gör på olika sätt.
En del startar avtalet nästkommande månad. Om leveransgodkännandet är signerat t.ex. 2021-06-15 startar avtalet 2021-07-01.
En del startar avtalet nästkommande månad om leveransgodkännandet är signerat mellan den 1:a och den 14:e månaden innan. Om leveransgodkännandet är signerat mellan den 15:e och den sista i månaden startar avtalet inte nästkommande månad utan månaden efter det.
En del bolag har kvartalsvis uppstart vilket innebär att om man signerar ett leveransgodkännande t.ex. 2021-04-01 startar inte avtalet förrän 2021-07-01 (nästa kvartal).
Det finns många olika varianter. Ibland är det lättast att fråga banken eller finansbolaget.
Leveransdatum
Skriv in datumet som är angivet på leveransgodkännandet. Har ni inte det kan ni ange samma datum som startdatumet.
Uppsägningstid på avtalet* (Tvingande fält)
Det brukar framgå under de allmänna villkoren hur lång uppsägningstid det är på avtalet. Genom Leasify får ni per automatik ett mejl två månader innan det är dags att säga upp avtalet så att ni inte missar uppsägningstiden.
Avtalslängd* (Tvingande fält)
Ange avtalslängden i månader och den avtalslängd som anges i avtalet.
Avskrivningstid
Här anger ni avskrivningstiden, det vanligaste är att avskrivningstiden är samma som avtalslängden.
Ska detta avtal beräknas i er redovisning
Om avtalet ska tas med i redovisningen ska denna ruta vara fortsatt i-klickad. Vill man inte att avtalet ska vara med i redovisningen klickar man ur rutan.
Tillgångens värde
Redovisar ni enligt IFRS är det vanligast att man använder det diskonterade priset som tillgångsvärde.
Redovisar man enligt K3 är det vanligast att man använder det lägsta av det diskonterade priset och det faktiska priset i avtalet som tillgångsvärde.
Det är dock helt upp till er hur ni vill göra, kryssa i vilken ruta som passar er redovisning.
Redovisningsunderlag
Om ni har fyllt alla parametrar i ett finansiellt leasingavtal kan systemet räkna fram den implicita (faktiska) räntan i avtalet.
Om ni vill använda den implicita räntan klickar man inte i rutan ”Vill du använda ränta enligt era inställningar”. Om ni istället vill använda en marginell låneränta klickar man i den rutan. Om ni klickar i den fälls en rullista ut där du kan välja vilken ränta du vill använda.
Valuta
Välj den lokala valutan som avtalet är i. Ni ställer in vilken valutakurs ni vill använda under redovisningsinställningar.
Kostnadsställe och avdelning
Ställ in vilket kostnadsställe och vilken avdelning avtalet tillhör.
Tillhör det endast ett kostnadsställe och en avdelning anger du dem och skriver in 100 procent ute till höger.
Om avtalet tillhör olika kostnadsställen och avdelningar kan du dela upp avtalet genom att klicka på ”Lägg till kostnadsställe” och fördelning i procent.
Bolagsskatt
Ange vilken skattesats ni vill att avtalet ska beräknas efter. Ni ställer in olika skattesatser under redovisningsinställningar.
Övriga - ej obligatoriska uppgifter
Administrationsavgift
Påverkar den effektiva räntan i avtalet. Brukar framgå på förstasidan av avtalet eller under de allmänna villkoren.
Uppläggningsavgift
Ni fyller i om avtalet har en uppläggningsavgift, vilket också påverkar och adderas på den effektiva räntan.
Ej avdragbar moms
Ni klickar i rutan om ni önskar lägga till avdragbar moms på tillgångsberäkningen.
Rabatt
Fyll i om ni har fått rabatt under avtalsperioden. Ange från vilket datum ni fått rabatt, till vilket datum ni fått rabatt och hur mycket rabatt ni har fått per månad.
Om ni exempelvis fått 1 500 kr i rabatt under en period om tre månader skriver man in 500 kr under ”rabatt per månad”
Om ni vill lägga till fler rabatter klickar man på ”Lägg till”.
Klicka på ”Spara”
Övriga avtal- ej för redovisning
Klicka på ”Meny”, ”Avtal” och ”Nytt avtal”.
Avtalsmall:
Övriga avtal- ej för redovisning
Fyll i en beskrivning* (Tvingande fält)
Objektstyp* (Tvingande fält)
Under ”Objektstyp” väljer ni vilken typ av objekt avtalet innehåller. Hittar ni inte rätt objektstyp väljer ni ”Övriga maskiner/utrustning” eller lägger till den nya objektstypen under era redovisningsinställningar.
Leverantör av objektet* (Tvingande fält)
Leverantören i avtalet är företaget som säljer utrustningen.
Utrustning
Här kan man vara så detaljerad som man vill vara. Har ni en lång produktlista kanske det är bäst att skriva ”se bilaga” eller dylikt och bifoga filen.
Startdatum* (Tvingande fält)
I nästan alla fall är det leveransgodkännandet som styr när ett avtal startar. För att veta när ett avtal startade behöver vi veta när leveransgodkännandet är signerat samt ha tillgång till de allmänna villkoren för respektive avtal.
Avtalslängd* (Tvingande fält)
Ange avtalslängden i månader och den avtalslängd som anges i avtalet.
Uppsägningstid på avtalet* (Tvingande fält)
Det brukar framgå under de allmänna villkoren hur lång uppsägningstid det är på avtalet. Genom Leasify får ni per automatik ett mejl två månader innan det är dags att säga upp avtalet så att ni inte missar uppsägningstiden.
Hyresavgift
Ange vad ni betalar per månad. Även om det är t.ex. kvartalsvis betalning ska beloppet per månad anges. Oftast är det månadskostnaden som framgår på avtalen trots kvartalsvis betalningsperiodicitet.
Kostnadsställe och avdelning
Ställ in vilket kostnadsställe och vilken avdelning avtalet tillhör.
Tillhör det endast ett kostnadsställe och en avdelning anger du dem och skriver in 100 procent ute till höger.
Om avtalet tillhör olika kostnadsställen och avdelningar kan du dela upp avtalet genom att klicka på ”Lägg till kostnadsställe” och fördelning i procent.
Klicka på "Spara".
Fastighetsavtal
Klicka på ”Meny”, ”Avtal” och ”Nytt avtal”.
Avtalsmall:
Fastighetsavtal
Namn på avtalet* (Tvingande fält)
Beskrivningen kommer att stå i översiktsvyn över alla avtal. Skriv gärna en kort och tydlig beskrivning så att ni lätt förstår vad avtalet avser.
Avtalsnummer* (Tvingande fält)
Fyll i avtalsnummer för respektive avtal, avtalsnumret måste vara unikt. Vilket betyder att flera avtal inte kan ha samma avtalsnummer. Om avtalsnumret inte framkommer i avtalet kan ni även skriva en text om vad avtalet avser. När flera olika avtal har samma avtalsnummer kan exempelvis en siffra läggas till som -1, -2, -3 efter det faktiska avtalsnumret.
Leverantör* av objektet (Tvingande fält)
Avtalstyp* (Tvingande fält)
Välj avtalstyp "Hyra".
Objektstyp* (Tvingande fält)
Välj vilket typ av objekt avtalet innehåller. Ni lägger in objektstypen under era redovisningsinställningar. I det här fallet är objektstyp fastighetsavtal.
Belopp och avtalstid
Hyresavgift
Ange vad ni betalar per månad. Även om det är t.ex. kvartalsvis betalning som det oftast är i ett fastighetsavtal ska beloppet per månad anges. Oftast är det månadskostnaden som framgår på avtalen trots kvartalsvis betalningsperiodicitet.
Betalningsperiodicitet
Här anger ni om ni betalar hyresavgiften t.ex. månadsvis i förskott eller kvartalsvis i förskott. Det framgår i avtalet.
Ange om avgiften skall uppdateras enligt index eller referensränta
Här ställer ni in om leasingavgiften ska justeras enligt referensränta eller index.
OM avtalet skall justeras enligt index fälls nedan meny fram. Avtalet kan ställas in enligt följande;
Index: kopplat mot ett index uppdateras avtalet automatiskt med en ny version när ett nytt indexvärde kommer. Eventuella justeringar görs och omvärderingar beräknas automatiskt.
Andel av hyran som justeras efter index: ofta kan avtal ange att exempelvis endast 75% av bashyran indexuppräknas och då anger man "75" i detta fält.
Minimum justering av hyra: I vissa avtal kompletteras indexering med "minimijustering" vilket innebär att ni redan på förhand vet att hyran höjs varje år med minst den angivna procentsatsen. Eftersom denna justering äör känd beräknas desa höjningar på tillgången redan från start till skillnad från andra indexeringar som inte är kända vid avtalets start.
När ska justeringarna börja gälla: I vissa fall anges ett datum när första indexjusteringen först skall ske.
Startdatum* (Tvingande fält)
På fastighetsavtal står oftast startdatum angivet men observera att ni skall lägga in det datum från när ni startade med IFRS-redovisning eller senare om det är ett nytt avtal.
För annan redovisningsstandard eller för avtalskontroll kan ni lägga upp avtalet med start den senaste förlängningsperioden (om det är ett gammalt avtal), eller senare.
Avtalslängd* (Tvingande fält)
Ange avtalslängden i månader och den avtalslängd som anges i avtalet. OBS: för IFRS skall ni ange avtalslängd inklusive eventuella förlängningsperioder ni bedömer är rimligt för tillgångsberäkningen. Denna bedömning kan enkelt göras om med funktionen för förlängning/omvärdering och kan användas både till att förlänga, korta ner eller justering av andra parametrar.
Avskrivningstid
Här anger ni avskrivningstiden, det vanligaste är att avskrivningstiden är samma som avtalslängden.
Uppsägningstid på avtalet* (Tvingande fält)
Det brukar framgå under de allmänna villkoren hur lång uppsägningstid det är på avtalet. Genom Leasify får ni per automatik ett mejl två månader innan det är dags att säga upp avtalet så att ni inte missar uppsägningstiden.
Tidigast exit
Skriv in det faktiska slutdatumet på avtalet så att ni inte missar uppsägningstiden.
Rabatt
Fyll i om ni har fått rabatt under avtalsperioden. Ange från vilket datum ni fått rabatt, till vilket datum ni fått rabatt och hur mycket rabatt ni har fått per månad. 
Ska detta avtal beräknas i er redovisning
Om avtalet ska tas med i redovisningen ska denna ruta vara fortsatt i-klickad. Vill man inte att avtalet ska vara med i redovisningen klickar man ur rutan.
Om ni vill använda den implicita räntan klickar man inte i rutan ”Vill du använda ränta enligt era inställningar”. Om ni istället vill använda en marginell låneränta klickar man i den rutan. Om ni klickar i den fälls en rullista ut där du kan välja vilken ränta du vill använda.
Valuta
Välj den lokala valutan som avtalet är i. Ni ställer in vilken valutakurs ni vill använda under redovisningsinställningar.
Bolagsskatt
Ange vilken skattesats ni vill att avtalet ska beräknas efter. Ni ställer in olika skattesatser under redovisningsinställningar.
Kostnadsställe och avdelning
Ställ in vilket kostnadsställe och vilken avdelning avtalet tillhör.
Tillhör det endast ett kostnadsställe och en avdelning anger du dem och skriver in 100 procent ute till höger.
Om avtalet tillhör olika kostnadsställen och avdelningar kan du dela upp avtalet genom att klicka på ”Lägg till kostnadsställe” och fördelning i procent.
Övriga - ej obligatoriska
Lösensumma tidigt exit
Klicka på ”Spara”
Kontroll av avtal
Översiktligt
Här är ett exempel på hur ett avtal ser ut när det är upplagt i vår tjänst. Nedan beskriver vi de olika delarna som är;
Till vänster - beskrivna nedan
- Grunduppgifter
- Belopp och avtalstid
- Redovisningsinställningar
- Övriga uppgifter & inställningar som inte är obligatoriska
- Fördelning av kostnader
- Status
Till höger - se beskrivningar i egna kapitel
- Kontraktsberäkningar
- Justeringsfunktioner
- Versioner
- Balanskontroll med årsrapporter för samtliga år
- Anteckningar
- Bilagor
- Behörighetsstyrning
Grunduppgifter
Här är ett exempel på hur ett avtal ser ut när det är upplagt i vår tjänst. Grunduppgifterna innehåller information som utrustning, avtalsnummer, finansbolag, leverantör, avtalstyp och objektstyp. Detta exempel avser avtalstyp: finansiell leasing.
Belopp och avtalstid
Här ser ni tydligt avtalets pris, hyresavgift, betalningsperiodicitet, restvärde, startdatum, leveransdatum, slutdatum, avtalslängd, avskrivningstid, om ni önskat begränsa avskrivningen till restvärde och uppsägningstid på avtalet.
Redovisningsinställningar
Era redovisningsinställningar för avtalet hittar ni här, avtalet visar om det ska inkluderas i er redovisning, beräkning av tillgångsvärde, ränteberäkning, om avtalet innehåller marginell låneränta, vilken valuta avtalet är i och vilket kostnadsställe/ avdelning avtalet tillhör samt se procentsatsen fördelat på kostnadsställen.
Övriga uppgifter & inställningar som inte är obligatoriska
Uppgifter som ej avdragbar moms och momssats hittar ni specificerat här om den informationen önskas.
Fördelning av avtalets kostnader
Nedan hittar ni avtalets leasingkostnader i detta exempel avser avtalets valuta i SEK. Ränta, övriga avgifter och försäkringskostnader. För att se avtalets kontraktsberäkningar klickar ni på ''kontraktsberäkningar''.
Tid kvar till uppsägning
Här ser ni hur lång tid det är kvar till uppsägning av avtalet och ni kan enkelt säga upp avtalet genom att klicka på e-post adressen till leverantören. Ett tips är att därefter markera avtalet som uppsagt för att smidigare ha en struktur och koll på att avtalet är uppsagt.
Spara avtalsdokument
Wikin är under uppbyggnad och mer information kommer så småningom. Du kan alltid skynda på genom att skicka ett mejl till info[a]leasify.se och begära mer information i ämnet. Tack för ditt tålamod!
Behörighetsstyrning av avtal
Det går att behörighetsstyra avtal så endast valda personer kan läsa och/-eller redigera avtal. Funktionen går ut på att man skapar en trädstruktur på behörigheterna som skall finnas i organisationen och till respektive gren kopplar man de användare som skall tillhöra den.
På respektive avtal anger man därefter vilka "grenar" som skall ha läs- och/-eller redigeringsmöjlighet till avtalet. det går självklart att koppla hela urval av avtal enligt denna struktur så vid en onboarding exempelvis behöver man inte redigera detta på varje enskilt avtal.
Så här fungerar det;
1.) - Gå in på "meny" och välj Bolaginställningar - Grupper
2.) - Trädstrukturen som skapas skall ha en tydlig hierarki
3.) - Det är enkelt att skapa en grupp klicka på "Skapa ny grupp", välj ett namn, sorteringsordning samt om den skall ha en överordnad grupp eller ej - klicka sedan på "Skapa grupp"
3.) - På respektive avtal kan man nu välja vilken/vilka grupper som skall kunna läsa resp. redigera avtalet
3b.) - Det är också enkelt att sortera ut avtal efter exempelvis avdelning, kostnadsställe eller annat och välja att behörighetsstyra en hel grupp med avtal
- Välj urval genom exempelvis att använda filtreringen eller en av era avtalslistningar
- Markera samtliga
- Välj "Behörighetsskydda avtal" i menyn och klicka sedan på "Kör Åtgärd"
- Urvalsmöjligheterna kommer då upp på samma sätt som för varje enskilt avtal, - välj och klicka på "Kör Åtgärd"
Tips! Skillnader mellan K3 & IFRS
Som diskonterade värdet eller priset på utrustningen.
Skillnader mellan K3 & IFRS finns det en hel del information om men här går vi igenom dom vanligaste skillnaderna vid redovisning av Leasing.
Övergripande skillnader är att;
- Vid K3 skall endast Finansiella Leasingavtal tas upp på balansräkningen
- IFRS skall även hyror av exempelvis lokaler och operationella leasingavtal redovisas som skuld- och tillgång
Finansiell Leasing är den Leasingform man traditionellt kanske förknippar med just Leasing och innebär att man leasar tillgången under en bestämd avtalslängd, och med ett bestämt restvärde, och att man därefter som kund är skyldigt att anvisa en köpare av tillgången för det restvärde som finns kvar per slutdatum. I princip brukar det oftast vara kunden själv som köper loss utrustningen i de fall objektet skall behållas efter avtalstidens slut. Om det handlar om bilar så är det vanligt att man vill byta in bilen mot en ny men i praktiken innebär det att man säljer bilen till en bilhandlare eller annan och gör en vinst/ - eller förlust.
Inom IFRS beräknar man vanligen alla bilar som operationell leasing, även om själva avtalet rent juridiskt är finansiellt. Som Leasetagare gör man en initial bedömning om man sannolikt kommer lösa ut- och behålla objektet (då skall man redovisa avtalet som ett finansiellt avtal där hela tillgången inkl. restvärdet räknas med), eller om man sannolikt kommer lämna tillbaka objektet (då redovisar man det som ett operationell avtal).
I texter om finansiell- eller operationell leasing kan det låta såhär;
Ett finansiellt leasingavtal är ett leasingavtal enligt vilket de ekonomiska risker och fördelar som är förknippade med att äga en tillgång i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren.
Ett operationellt leasingavtal är ett leasingavtal som inte är ett finansiellt leasingavtal.
I praktiken kan man alltså tänka att man bedömer om man kommer stå kvar med objektet efter avtalstidens slut eller inte.
I Leasify finns stöd både om man endast vill beräkna den diskonterade summan av hyrorna (nuvärdet av alla minimileaseavgifter). enligt IFRS16, eller om man vill beräkna med restvärdet i de fall man skall behålla objektet.
För K3-redovisning kan antingen tillgångens verkliga värde användas (priset i avtalet) eller nuvärdet av minimileaseavgifterna. Enligt K3 skall man välja det lägsta värdet och det är i princip alltid priset i avtalet om räntan inte är väldigt hög.
Tips! När det finns avdragbar moms att lägga ovanpå tillgången
I Sverige är det endast halva momsen som är avdragsgill vid leasing av bilar och därför är det många som väljer att räkna med den del som inte är avdragsgill som en del av tillgången. Gör ni detta i ert bolag finns det därför stöd för det och då genom en funktion där ni helt enkelt adderar på ett visst procenttal, exempelvis 12,5%. Systemet kommer då räkna upp samtliga värden i rapporterna.
Läs mer om hos Skatteverkets hemsida om ämnet.