Skapa grunderna för att ta ut rapporter
Skapa rapportmallar baserat på urval
Vilka avtal, avtalstyper med mera ska ingå i rapporten?
1.) När ni klickar på "Skapa Rapportmall" skall man först döpa mallen till något man enkelt kan härleda till urvalen.
2.) Valutaomvandling - använd endast denna funktion om ni har få avtal i utländsk valuta. Detta är en förenklad funktion som gör om lokal valuta till redovisningsvaluta enligt en fast kurs hela avtalslängden. För en mer korrekt hantering av valuta bör man göra urval på en viss valuta och använda valutafunktionen (se nästa kapitel).
3.)Avtal som läggs in i Leasify har vissa inställningar som också skapar möjligheter att selektera olika urval för rapporter. Exempelvis kan man skapa en rapport för endast avtal på finansiell leasing, eller endast avtal inom ett visst bolag (avdelning) eller affärsområde/kostnadsställe. Självklart kan de olika kriterierna också kombineras så ni får ut exakt den rapport ni vill ha på den tidsperiod ni önskar.
Lämnar man fältet för urval tomt kommer samtliga avtal som passar till urvalet att inkluderas i rapporten. Man även välja flera kategorier i varje urval förutom på valuta och minimala/maximala tillgångsvärde samt avtalslängd. Urvalen baserar sig på;
Avtalstyp
- Finansiell leasing
- Operationell leasing
- Hyra
Kostnadsställe
- Kostnadsställe ställer ni själva in under inställningar och de val som presenteras här är de ni skapat själva
Avdelning
- Avdelning ställer ni själva in under inställningar och de val som presenteras här är de ni skapat själva
Avtalskategorier
- Här finns många olika tillgångstyper redan som standard i systemet men ni kan välja att lägga till om ni önskar fler/andra tillgångstyper under inställningar
Valutafiler
- Samtliga valutor är valbara när man lägger upp ett avtal. Man kan endast lämna detta fält tomt om man endast har en valuta, alternativt välja ett urval där alla avtal har samma valuta
Enstaka avtal
- Ni kan välja enstaka eller vissa avtal och begränsa så rapporten endast visar valda avtal.
Minimalt tillgångsvärde*
- Man kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med minsta värde (lokal valuta) som man anger
Maximalt tillgångsvärde*
- Ni kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med det maximala värde (lokal valuta) som man anger
Minimal avtalslängd*
- Ni kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med minst den avtalslängd man anger
Maximal avtalslängd*
- Ni kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med maximalt den avtalslängd man anger
*Leasify rekommenderar att ni skapar ett kostnadsställe för "Low value & short term leases" och lägger dessa avtal efter det vid uppläggning. Det gör det enklare att skapa tydliga gränser när ni genererar rapporter.
Redigera rapportmallar
Ni kan skapa hur många mallar ni vill och självklart kan ni även redigera befintliga rapportmallar. Observera dock att ni för varje urval måste generera rapporter "från start" det vill säga från det år det första avtalet i urvalet startade så det finns en balans mellan varje ny rapport. Ändrar ni urvalet kommer nya rapporter inte att balansera mot gamla.
När ni ska redigera en mall klickar ni på den mittersta av de tre symbolerna som ligger till höger. Ni kommer därefter in på mallen och då är det bara att justera och sedan klicka på "Uppdatera rapportmall".
Skall ni skapa en ny mall som liknar en befintlig mall är det enklast att först kopiera den första mallen och sedan gå in på kopian och redigerar/döper om den. Markera den mall ni vill kopiera och klicka på "välj åtgärd", och därefter klickar ni på den blå "play-knappen".
