Bokföringsrapporter IFRS16 & K3
Med Leasifys tjänst får ni underlag för er redovisning genom ett par snabba klick. All nödvändig information för IFRS16 kan användas på ett smartare och betydligt modernare och roligare sätt – lönsamt och effektivt.
- Vart siffrorna kommer ifrån
- Balanseringscheck på respektive avtal
- När anskaffningsvärdet skiljer sig från tidigare redovisning
- Kontraktsberäkningar
- Omvärdering genom Index-justering
- Skapa grunderna för att ta ut rapporter
- Hur rapporter skapas
- Att skapa rapporter
- Starta med att skapa rapport för avtalsurvalets första avtal
- Att skapa en rapport i en annan valuta
- Hur redigering av en rapport går till
- Tips på kontroll om rapporten inte balanserar
- Hantera skapade rapporter
- Redovisning
Vart siffrorna kommer ifrån
Grunder
Balanseringscheck på respektive avtal
För att Leasing-rapporter enligt IFRS skall bli korrekta och balansera måste varje avtal också balansera och vara korrekt upplagt. För detta finns det flera olika verktyg som hjälp.
1.) Innan avtalet sparas kommer nedanstående fråga ställas för att du ska få chansen att kontrollera inställningarna från avtalsinmatningen. Klickar du på "ångra" hamnar du återigen i redigeringsläge och kan justera inställningarna.
2.) När ni sparat avtalet kan ni kontrollera om det balanserar genom att klicka på "Beställ ny balanseringskontroll". Systemet tar då fram en årsrapport för varje år under hela leasingperioden.
Tips! - Använd dessa rapporter för enskilda avtal om er revisor vill kontrollera beräkningarna för ett visst avtal.
När anskaffningsvärdet skiljer sig från tidigare redovisning
För att få en så smidig övergång som möjligt från tidigare redovisning till den ni framledes kommer ta fram genom Leasify så är det viktigt att siffrorna bakåt överensstämmer. I Leasify beräknas tillgångsvärdet/diskonteringen av leasingavgifterna av följande faktorer;
- Avgift/hyra
- Betalningsperiodicitet
- Initiala rabatter i olika tidsperioder
- Indexuppräkningar av hyran och/-eller bestämda årliga uppräkningar
- Restvärde (vid finansiell leasing)
- Den marginella låneränta man angivit
Diskonteringen sker genom nuvärdesberäkning av räntan exempelvis 5% marginell låneränta med månadsvis betalning ger en periodränta om; ((1+5%)^(1/12)) = 1,004074
Ofta kan ovan värde skilja sig något mot den periodränta som räknats ut i vissa excel där formeln skulle kunna vara exempelvis; 5% / 12 = 1,004167
Därför kan tillgångsvärdet skilja sig trots att samma avgifter, periodicitet och andra inställningar vara likadana.
Åtgärd; Siffrorna skiljer sig så lite och den metod som används i Leasify är mer exakt så rekommendationen är att göra en liten justering vilket underlättar hanteringen framöver. Men det går att ställa in ett exakt tillgångsvärde genom att lägga in ett "pris" och välja "implicit ränta" samt tillgångsvärde enligt "priset i avtalet", och få fram exakt det värde ni räknat på tidigare. Se nedan;
1.) Lägg in det värde ni vill använda
2.) Använd det diskonterade värdet och välj "Använd priset i avtalet"
Kontraktsberäkningar
Ni kan se samtliga beräkningar som ligger till grund för redovisningen om ni klickar på "kontraktsberäkningar". Ni får då fram avtalets samtliga månader och kan se specifikt vilka värden som används i redovisningen, exempelvis;
Anskaffningsvärde
Omvärdering
Skuldsidan;
- IB skuld
- UB skuld
- Leasing/Hyresavgift
- Amortering
- Ränta
Tillgångssidan
- IB tillgång
- UB Tillgång
- Avskrivning
- IB Första förhöjd avgift (Kontantinsats)
- UB Första förhöjd avgift (Kontantinsats)
- Avskrivning Första förhöjd avgift (Kontantinsats)
Skillnad tillgång och skuld (ligger till grund för bland annat balanserad skatt)
Skatt
- Skatt - Vilken skattesats som används
- Skatteomvärdering - Om skatten ändras så justeras skatten med detta belopp
- Uppskjuten skatt - Balanserad uppskjuten skatt
!Tips - Kopiera tillgångsberäkningarna och lägg in i Excel som underlag till revisor om information av beräkningar av vissa tillgångar efterfrågas.
Omvärdering genom Index-justering
Omvärdering av leasingtillgång sker vid förändring av avtalslängd, avgifter med mera. Här beskrivs hur justering enligt Index fungerar. Många hyresavtal innehåller en klausul som innebär att hyran höjs i takt med KPI, enligt IFRS ska ni då göra en ny bedömning av ett befintligt leasingavtal.
Exempel;
Ett avtal läggs upp med start 2019-01-01 och månadshyran är då 96.125 kr (bashyra). I avtalets villkor framgår att bashyran justeras varje år den 1a januari enligt föregående års oktoberindex (KPI).
Systemet genererar automatiskt en ny version varje 1 januari under avtalstiden.
Månadshyra 2019: 96.125 kr (KPI 2019 skall beräknas enligt oktoberindex 2018 och är 330,72)
Månadshyra 2020: 97.671 (KPI justerades enligt oktoberindex 2019 som var 336,04) Omvärderingen har beräknat återstående hyror from 2020-01-01 med den nya månadskostnaden.
Månadshyra 2021: 97.942 (KPI justerades enligt oktoberindex 2020 som var 336,97) Omvärderingen har beräknat återstående hyror from 2021-01-01 med den nya månadskostnaden.
Månadshyra 2022: 100.694 (KPI justerades enligt oktoberindex 2020 som var 346,44) Omvärderingen har beräknat återstående hyror from 2022-01-01 med den nya månadskostnaden.
Omvärdering sker genom beräknings av tillgångsvärde med återstående tidsperioder med den nya månadskostnaden och alla kända eventuella rabatter etc. Skillnaden mellan det värdet och ing. anskaffningsvärde blir omvärderings-beloppet.
Självklart kan man även ställa in om bashyran skall justeras till en viss procent, från när omvärdering tidigast skall ske samt om det finns en minimijustering av hyran som sker oavsett nya indexvärden.
Nedan; bilden visar omvärderings-beloppet som adderas till skuld- och tillgång (klicka på bilden för större)
Skapa grunderna för att ta ut rapporter
Skapa rapportmallar baserat på urval
Vilka avtal, avtalstyper med mera ska ingå i rapporten?
1.) När ni klickar på "Skapa Rapportmall" skall man först döpa mallen till något man enkelt kan härleda till urvalen.
2.) Valutaomvandling - använd endast denna funktion om ni har få avtal i utländsk valuta. Detta är en förenklad funktion som gör om lokal valuta till redovisningsvaluta enligt en fast kurs hela avtalslängden. För en mer korrekt hantering av valuta bör man göra urval på en viss valuta och använda valutafunktionen (se nästa kapitel).
3.)Avtal som läggs in i Leasify har vissa inställningar som också skapar möjligheter att selektera olika urval för rapporter. Exempelvis kan man skapa en rapport för endast avtal på finansiell leasing, eller endast avtal inom ett visst bolag (avdelning) eller affärsområde/kostnadsställe. Självklart kan de olika kriterierna också kombineras så ni får ut exakt den rapport ni vill ha på den tidsperiod ni önskar.
Lämnar man fältet för urval tomt kommer samtliga avtal som passar till urvalet att inkluderas i rapporten. Man även välja flera kategorier i varje urval förutom på valuta och minimala/maximala tillgångsvärde samt avtalslängd. Urvalen baserar sig på;
Avtalstyp
- Finansiell leasing
- Operationell leasing
- Hyra
Kostnadsställe
- Kostnadsställe ställer ni själva in under inställningar och de val som presenteras här är de ni skapat själva
Avdelning
- Avdelning ställer ni själva in under inställningar och de val som presenteras här är de ni skapat själva
Avtalskategorier
- Här finns många olika tillgångstyper redan som standard i systemet men ni kan välja att lägga till om ni önskar fler/andra tillgångstyper under inställningar
Valutafiler
- Samtliga valutor är valbara när man lägger upp ett avtal. Man kan endast lämna detta fält tomt om man endast har en valuta, alternativt välja ett urval där alla avtal har samma valuta
Enstaka avtal
- Ni kan välja enstaka eller vissa avtal och begränsa så rapporten endast visar valda avtal.
Minimalt tillgångsvärde*
- Man kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med minsta värde (lokal valuta) som man anger
Maximalt tillgångsvärde*
- Ni kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med det maximala värde (lokal valuta) som man anger
Minimal avtalslängd*
- Ni kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med minst den avtalslängd man anger
Maximal avtalslängd*
- Ni kan begränsa urvalet så det endast tar med avtal med maximalt den avtalslängd man anger
*Leasify rekommenderar att ni skapar ett kostnadsställe för "Low value & short term leases" och lägger dessa avtal efter det vid uppläggning. Det gör det enklare att skapa tydliga gränser när ni genererar rapporter.
Redigera rapportmallar
Ni kan skapa hur många mallar ni vill och självklart kan ni även redigera befintliga rapportmallar. Observera dock att ni för varje urval måste generera rapporter "från start" det vill säga från det år det första avtalet i urvalet startade så det finns en balans mellan varje ny rapport. Ändrar ni urvalet kommer nya rapporter inte att balansera mot gamla.
När ni ska redigera en mall klickar ni på den mittersta av de tre symbolerna som ligger till höger. Ni kommer därefter in på mallen och då är det bara att justera och sedan klicka på "Uppdatera rapportmall".
Skall ni skapa en ny mall som liknar en befintlig mall är det enklast att först kopiera den första mallen och sedan gå in på kopian och redigerar/döper om den. Markera den mall ni vill kopiera och klicka på "välj åtgärd", och därefter klickar ni på den blå "play-knappen".
Hur rapporter skapas
Att skapa rapporter
Att skapa rapporter i Leasify är enkelt. ni skapar en rapport genom att klicka på "Skapa IFRS-rapport" och därefter skall ni specificera er rapport.
1.) Ge rapporten ett namn som är enkelt att härleda till innehållet
2.) Välj en rapportmall för det urval du vill skapa rapport för
3.) Väld datum (alltid sista i en månad) genom att antingen skriva in datum i formatet yyyy-mm-dd alternativt klicka fram rätt år och välj rätt månad
4.) Välj antal månader som rapporten skall hämta upp data för. En årsrapport är exempelvis 12 månader och en ackumulerad Q2-rapport 6 månader etc.
5.) För att skapa en rapport i balans måste rapporten efterfölja en tidigare rapport. I nedan exempel skapas en årsrapport för 2021 och således är det 12 månaders händelser from 2021-01-01 (12 månader innan rapportens datum (2021-12-31), som skall fortsätta på siffrorna per 2020-12-31
6.) Eventuellt kanske ni vill skapa upp flera år som följer på 2020-12-31 och då är det bara att välja antal under "flerårsrapport"
När valen är gjorda klickar ni på "Kör Åtgärd".
Starta med att skapa rapport för avtalsurvalets första avtal
Varje rapport som skapas är en fortsättning på den tidigare rapporten vilket innebär att man måste ha en koppling mellan tidigare rapport när en ny rapport skapas för att få balans.
I boknings-system brukar detta innebära att man lägger in en "öppningsbalans" och därefter fortsätter med förändringarna under en viss period. I Leasify innebär detta att man måste skapa en "grundrapport" från avtalsurvalets första period. Är de äldsta avtalen i urvalet startade per 2019-01-01 exempelvis så skall man först skapa en rapport för 2019-12-31 (om man redovisar enligt kalenderår).
Därefter skapar man fortsatta rapporter som man kopplar till den tidigare.
I Leasify kan man skapa upp flera årsrapporter efter varandra direkt utan att behöva skapa upp "grundrapport" + efterföljande rapporter år för år.
Att skapa en rapport i en annan valuta
Har ni avtal i olika valutor som ni vill räkna om till en redovisningsvaluta kan ni lägga till modulen IFRS Valutakonvertering som gör om lokal valuta efter en genomsnittskurs och en balanskurs.
Såhär skapar du en rapport i lokal valuta som skall omvandlas till en annan redovisningsvaluta;
1.) För att konvertera lokal valuta till redovisningsvaluta måste ni först skapa en rapport baserat på det urval ni vill ta med och begränsat till den aktuella valutan. Ni måste alltså ha en rapportmall i exempelvis euro.
!Tips - Det finns väldigt många valutakoder, börja skriva exempelvis "EU..." så ställer sig listan på "EUR" och då är det bara att klicka enter.
2.) Efter att ni skapat en rapport i lokal valuta gör ni om den rapporten till önskad valuta genom att markera och sedan välja "Valutarapport". Klicka på "play" för att generera.
3.) Ni kommer då fram till ett nytt fönster där ni namnger rapporten, väljer redovisningsvaluta samt ställer in kurserna* Jämförelseperioden är vanligen hela fg. år så vid rapporter under 2021 exempelvis så är fg. period hela 2020.
*Det går att konvertera till alla olika kurser och källa för IB Balanskurs, Genomsnittskurs, samt UB Balanskurs kan hämtas från exempelvis Morningstar, Europeiska Centralbanken eller Sveriges Riksbank. Ni kan också lägga in era egna kurser så sparas dom under era inställningar.
4.) När ni sparar rapporten skall det se ut exempelvis som nedan. Observera att den omgjorda rapporten har en symbol som visar att den är omgjord samt att IB och UB är konverterat till den nya valutan
5.) I rapporten är nu en omräkningsdifferens tillagd i resultatet, se exempel nedan;
Hur redigering av en rapport går till
Det går endast att redigera namnet på webbsidan för en rapport, lägga till noteringar samt ange rapporten som "bokförd" eller som "Favorit" (se bild nedan). Av säkerhetsskäl för bokföringen så uppdateras inte rapporterna utan dom är genererade och sparade utan möjlighet för korrigering.
Däremot så kan ni enkelt radera en rapport som blivit fel och generera den på nytt.
Vanligen så genereras rapporter flera gånger vid onboarding då man ofta vill justera urval, lägga till avtal man missat osv men när man väl använt en rapport i redovisning bör man inte justera "bakåt" i tiden. Behöver man justera eventuellt felaktiga eller saknade avtal så gör man det på nästkommande period.
Tips på kontroll om rapporten inte balanserar
Grunderna till att en rapport balanserar är;
1.) Avtalen i urvalet balanserar (se balanseringskontroll)
2.) Rapporten är kopplad till en tidigare rapport så UB-IB blir korrekt (se koppling till tidigare rapport)
Om ni ej får balanseringssymbolen (se grön symbol nedan), och att rapporten är kopplad till tidigare rapport (se kopplingssymbol nedan), och den rapporten som den nya rapporten är kopplad till balanserar så måste ni kontakta Leasify för support på (support@leasify.se)
Hantera skapade rapporter
Rapporter som skapats ligger kvar i listan tills de raderas. Det är bra att hålla en viss struktur bland sina rapporter genom att radera sådana som är fel och endast spara de som är nödvändiga att spara, exempelvis årsrapporter som måste sparas för att efterföljande rapporter skall kunna kopplas.
För att ni lättare skall kunna sortera ut viktiga rapporter kan ni markera er redovisade årsrapport exempelvis och ange som "bokförd". För rapporter ni "jobbar med" och tror kommer bli den ni bokför kan ni exempelvis lägga som "favorit".
Bra att eftersträva är att ni har kontrollerat att inga nya avtal tillkommit, samt att alla eventuella förlängningar och avtal som avslutats i förtid är justerade innan ni genererar och markerar årsrapporten. Skapar ni exempelvis ackumulerade månadsrapporter, eller kvartalsrapporter är det lite förlåtande under räkenskapsåret om man missat lägga till eller justerat något avtal eftersom siffrorna justeras i nästa rapport.
Nedan är årsrapporten per 2020-12-31 markerat som "Bokförd" och rapporten per 2021-12-31 markerad som "Favorit".
Redovisning
Hur en rapport sparas och laddas ner
Rapporter sparas på sidan men kan "säkras" från att ni skall råka radera rapporten genom att ni markerar rapporten som "bokförd" (se Hantera skapade rapporter).
När rapport genererats finns det en excel-symbol ni kan klicka på för att snabbt ladda ner rapporten i Excel-format.
Ni kan även klicka på "ögat" för att hitta fler format...
...Skrolla ner och se nedan symboler för PDF, Excel, JSON samt ODS
Hur rapporten är uppbyggd
Rapportens har sex olika delar (flikar) när den kommer i Excelformat och fyra delar när den kommer i PDF-format, dessa är;
1.) Rapportspecifikation (Excel + PDF)
- Namn på rapporten
- Namn på personen som skapat rapporten
- Rapportmall som använts
- Rapportdatum
- Datum då rapporten genererats
2.) Sammanfattning (Excel + PDF) (se Beskrivning av Sammanfattning)
- Kassaflödesanalys
- Tillgångar och avskrivningar
- Tillgångar och avskrivningar på eventuella kontantinsatser
- Skulder
3.) Konsolideringsrapport (Excel + PDF) (se Beskrivning av konsolideringsrapport)
- Uppställning för juridisk person
- Uppställning för koncern
- Konsolidering
- Bokningsförslag
4.) K3 (Excel + PDF) (se Beskrivning av K3-rapport)
- Bokningsförslag
5.) Avtal (Endast Excel) (se beskrivning av fliken för avtal och avslutade avtal)
- Specificerar samtliga avtal som är med i urvalet
6.) Avslutade tillgångar (Endast Excel) (se beskrivning av fliken för avtal och avslutade avtal)
- Liknande lista som "Avtal" men endast med avslutade avtal
Bakgrund till siffrorna
Siffrorna baserar sig på det urval ni valt i rapportmallen samt den tidsperiod ni angett. Från respektive avtal hämtas samtliga siffror för vald tidsperiod från "kontraktsberäkningarna" i version av avtalet som har det närmsta datumet på eller innan rapportdatum
Nedan exempel från ett avtal med indexuppräkning och därmed flera versioner;
- En rapport under 2019 tom 2019-12-31 skulle använda avtalets ursprungsversion
- En rapport under 2020 tom 2020-12-31 skulle använda versionen som skapats per 2020-01-01
- En rapport under 2021 tom 2021-12-31 skulle använda versionen som skapats per 2021-01-01
Beskrivning av sammanfattning
Sammanfattningen kan användas som notuppställning både för IFRS Leasing och delar kan användas för noter i K3 redovisning - exempelvis kassaflödet för kommande år. Siffrorna är de sammanlagda summorna för tidsperioden rapporten avser för samtliga avtal i urvalet.
Sammanfattningen kommer i tre kolumner där den första avser siffrorna för den rapport som den nya rapporten kopplats till och den mittersta är skillnaden mellan den nya rapportens siffror och den kopplade rapportens (vanligen fg. års siffror).
Nedan är en beskrivning av varje rad i sammanfattningen;
Beskrivning av konsolideringsrapport
Konsolideringsrapporten består av fyra delar och dessa är;
- Specifikation för juridisk person
- Specifikation för koncern
- Konsolidering = Koncern - juridisk person
- Boknings-förslag baserat på konsolideringen
Nedan är beskrivning och guidning i rapportens olika delar;
1. Specifikation för juridisk person
2. Specifikation för koncern
3. Konsolidering
4. Bokningsförslag
Bokningen ställer upp konsolideringen ovan i Debet & Kredit
Beskrivning av K3-rapport
Rapporten vi kallar "K3-rapport" är en bruttouppställning på tillgångssidan med totala anskaffningsvärden och ackumulerade avskrivningar i balansräkningen.
Beskrivning av fliken för avtal och avslutade avtal
Nedan är samtliga kolumner i fliken för "Avtal" samt "Avslutade avtal" transponerade till rader i denna förklaring. Båda flikarna har samma kolumner men Avslutade avtal" innehåller endast de avtal som avslutats för att man snabbt skall kunna hitta beloppen för utrangering.
Under varje kolumn rymmer de avtal som inkluderats i rapporten och de värden som är aktuella för rapporten att använda. Summan av respektive rad blir det summerade beloppet i sammanfattning och rapporter.
Tips om siffrorna inte stämmer med tidigare redovisning
Om siffrorna inte överensstämmer beror det på en eller fler av nedanstående orsaker;
- Inmatningen av siffrorna, - avskrivningstid, avgift mm skiljer sig åt
- Viss skillnad i beräkning av skuld (se "när siffrorna skiljer sig från tidigare redovisning")
- Det har saknats avtal i tidigare redovisning
- Det saknas avtal upplagda i Leasify
Om man kontrollerat ovan och och kan se en viss skillnad mellan UB jämförelseår och UB i Leasify kan det smidigaste ibland vara att göra en mindre justering. Nedan är exempel på hur en justering kan göras i sammanfattningen och i rapporten.
Nedan; justering i sammanfattningen där det finns en diff i anskaffningsvärde och avskrivningar
Nedan; Samma justering som ovan men hur den påverkar bokningen
