Bokföringsrapporter IFRS16 & K3

Med Leasifys tjänst får ni underlag för er redovisning genom ett par snabba klick. All nödvändig information för IFRS16 kan användas på ett smartare och betydligt modernare och roligare sätt – lönsamt och effektivt.

Vart siffrorna kommer ifrån

Grunder

Vart siffrorna kommer ifrån

Balanseringscheck på respektive avtal

För att Leasing-rapporter enligt IFRS skall bli korrekta och balansera måste varje avtal också balansera och vara korrekt upplagt. För detta finns det flera olika verktyg som hjälp.

1.) Innan avtalet sparas kommer nedanstående fråga ställas för att du ska få chansen att kontrollera inställningarna från avtalsinmatningen. Klickar du på "ångra" hamnar du återigen i redigeringsläge och kan justera inställningarna.

F1BBDFE2-33B8-4FF4-9D3E-DDCF2EE20C62.jpeg

2.) När ni sparat avtalet kan ni kontrollera om det balanserar genom att klicka på "Beställ ny balanseringskontroll". Systemet tar då fram en årsrapport för varje år under hela leasingperioden.

Tips! - Använd dessa rapporter för enskilda avtal om er revisor vill kontrollera beräkningarna för ett visst avtal.

3ABD4827-710D-4698-94AD-11E9FB6860A8.jpeg

Vart siffrorna kommer ifrån

När anskaffningsvärdet skiljer sig från tidigare redovisning

För att få en så smidig övergång som möjligt från tidigare redovisning till den ni framledes kommer ta fram genom Leasify så är det viktigt att siffrorna bakåt överensstämmer. I Leasify beräknas tillgångsvärdet/diskonteringen av leasingavgifterna av följande faktorer;

Diskonteringen sker genom nuvärdesberäkning av räntan exempelvis 5% marginell låneränta med månadsvis betalning ger en periodränta om;  ((1+5%)^(1/12)) = 1,004074

Ofta kan ovan värde skilja sig något mot den periodränta som räknats ut i vissa excel där formeln skulle kunna vara exempelvis;  5% / 12 = 1,004167

Därför kan tillgångsvärdet skilja sig trots att samma avgifter, periodicitet och andra inställningar vara likadana. 

Åtgärd; Siffrorna skiljer sig så lite och den metod som används i Leasify är mer exakt så rekommendationen är att göra en liten justering vilket underlättar hanteringen framöver. Men det går att ställa in ett exakt tillgångsvärde genom att lägga in ett "pris" och välja "implicit ränta" samt tillgångsvärde enligt "priset i avtalet", och få fram exakt det värde ni räknat på tidigare. Se nedan;

1.) Lägg in det värde ni vill använda

973E5C05-B458-4237-BCB0-5D8ED6228C63_4_5005_c.jpeg

2.) Använd det diskonterade värdet och välj "Använd priset i avtalet"

E7F57A2A-66B0-4380-AF4B-95D7C30D8C65.jpeg

 

Vart siffrorna kommer ifrån

Kontraktsberäkningar

Ni kan se samtliga beräkningar som ligger till grund för redovisningen om ni klickar på "kontraktsberäkningar". Ni får då fram avtalets samtliga månader och kan se specifikt vilka värden som används i redovisningen, exempelvis;

Kontraktsberäkningar 1.png

Anskaffningsvärde

Omvärdering

Skuldsidan;

Tillgångssidan

Skillnad tillgång och skuld (ligger till grund för bland annat balanserad skatt)

Skatt

!Tips - Kopiera tillgångsberäkningarna och lägg in i Excel som underlag till revisor om information av beräkningar av vissa tillgångar efterfrågas.

B4B7CBE5-8BAA-4188-90E6-7AECE0C4E4FB_4_5005_c.jpeg

Vart siffrorna kommer ifrån

Omvärdering genom Index-justering

Omvärdering av leasingtillgång sker vid förändring av avtalslängd, avgifter med mera. Här beskrivs hur justering enligt Index fungerar. Många hyresavtal innehåller en klausul som innebär att hyran höjs i takt med KPI, enligt IFRS ska ni då göra en ny bedömning av ett befintligt leasingavtal. 

Exempel;

Ett avtal läggs upp med start 2019-01-01 och månadshyran är då 96.125 kr (bashyra). I avtalets villkor framgår att bashyran justeras varje år den 1a januari enligt föregående års oktoberindex (KPI).

Systemet genererar automatiskt en ny version varje 1 januari under avtalstiden.

575D0827-A9DE-43F1-A9CD-D1B4597F72BE_4_5005_c.jpeg

Månadshyra 2019: 96.125 kr (KPI 2019 skall beräknas enligt oktoberindex 2018 och är 330,72)

Månadshyra 2020: 97.671 (KPI justerades enligt oktoberindex 2019 som var 336,04) Omvärderingen har beräknat återstående hyror from 2020-01-01 med den nya månadskostnaden.

Månadshyra 2021: 97.942 (KPI justerades enligt oktoberindex 2020 som var 336,97) Omvärderingen har beräknat återstående hyror from 2021-01-01 med den nya månadskostnaden.

Månadshyra 2022: 100.694 (KPI justerades enligt oktoberindex 2020 som var 346,44) Omvärderingen har beräknat återstående hyror from 2022-01-01 med den nya månadskostnaden.

Omvärdering sker genom beräknings av tillgångsvärde med återstående tidsperioder med den nya månadskostnaden och alla kända eventuella rabatter etc. Skillnaden mellan det värdet och ing. anskaffningsvärde blir omvärderings-beloppet.

Självklart kan man även ställa in om bashyran skall justeras till en viss procent, från när omvärdering tidigast skall ske samt om det finns en minimijustering av hyran som sker oavsett nya indexvärden.

Nedan; bilden visar omvärderings-beloppet som adderas till skuld- och tillgång (klicka på bilden för större)

3BD1B5A7-5731-4DF3-923E-74CB53F01788_1_105_c.jpeg

Skapa grunderna för att ta ut rapporter

Skapa grunderna för att ta ut rapporter

Skapa rapportmallar baserat på urval

Vilka avtal, avtalstyper med mera ska ingå i rapporten?

1FE77DFC-740B-4878-95C4-BE19FEB9E483_4_5005_c.jpeg

1.) När ni klickar på "Skapa Rapportmall" skall man först döpa mallen till något man enkelt kan härleda till urvalen.

2.) Valutaomvandling - använd endast denna funktion om ni har få avtal i utländsk valuta. Detta är en förenklad funktion som gör om lokal valuta till redovisningsvaluta enligt en fast kurs hela avtalslängden. För en mer korrekt hantering av valuta bör man göra urval på en viss valuta och använda valutafunktionen (se nästa kapitel).

3.)Avtal som läggs in i Leasify har vissa inställningar som också skapar möjligheter att selektera olika urval för rapporter. Exempelvis kan man skapa en rapport för endast avtal på finansiell leasing, eller endast avtal inom ett visst bolag (avdelning) eller affärsområde/kostnadsställe. Självklart kan de olika kriterierna också kombineras så ni får ut exakt den rapport ni vill ha på den tidsperiod ni önskar.

Lämnar man fältet för urval tomt kommer samtliga avtal som passar till urvalet att inkluderas i rapporten. Man även välja flera kategorier i varje urval förutom på valuta och minimala/maximala tillgångsvärde samt avtalslängd. Urvalen baserar sig på;

Avtalstyp

Kostnadsställe

Avdelning

Avtalskategorier

Valutafiler

Enstaka avtal

Minimalt tillgångsvärde*

Maximalt tillgångsvärde*

Minimal avtalslängd*

Maximal avtalslängd*

*Leasify rekommenderar att ni skapar ett kostnadsställe för "Low value & short term leases" och lägger dessa avtal efter det vid uppläggning. Det gör det enklare att skapa tydliga gränser när ni genererar rapporter.

Skapa grunderna för att ta ut rapporter

Redigera rapportmallar

Ni kan skapa hur många mallar ni vill och självklart kan ni även redigera befintliga rapportmallar. Observera dock att ni för varje urval måste generera rapporter "från start" det vill säga från det år det första avtalet i urvalet startade så det finns en balans mellan varje ny rapport. Ändrar ni urvalet kommer nya rapporter inte att balansera mot gamla.

När ni ska redigera en mall klickar ni på den mittersta av de tre symbolerna som ligger till höger. Ni kommer därefter in på mallen och då är det bara att justera och sedan klicka på "Uppdatera rapportmall".

88C591A6-A212-4827-A65B-FA216E13225D_4_5005_c.jpeg

Skall ni skapa en ny mall som liknar en befintlig mall är det enklast att först kopiera den första mallen och sedan gå in på kopian och redigerar/döper om den. Markera den mall ni vill kopiera och klicka på "välj åtgärd", och därefter klickar ni på den blå "play-knappen".

38B5D7E9-64A4-48C5-84FB-69D41548D28F_4_5005_c.jpeg

Hur rapporter skapas

Hur rapporter skapas

Att skapa rapporter

Att skapa rapporter i Leasify är enkelt. ni skapar en rapport genom att klicka på "Skapa IFRS-rapport" och därefter skall ni specificera er rapport.

1.) Ge rapporten ett namn som är enkelt att härleda till innehållet

2.) Välj en rapportmall för det urval du vill skapa rapport för

44197B0A-1A3C-47D8-95F6-766D363CFE42.jpeg

3.) Väld datum (alltid sista i en månad) genom att antingen skriva in datum i formatet yyyy-mm-dd alternativt klicka fram rätt år och välj rätt månad

5B5CD459-5D21-4A24-BF05-E5AE2B4C761A.jpeg

4.) Välj antal månader som rapporten skall hämta upp data för. En årsrapport är exempelvis 12 månader och en ackumulerad Q2-rapport 6 månader etc.

5.) För att skapa en rapport i balans måste rapporten efterfölja en tidigare rapport. I nedan exempel skapas en årsrapport för 2021 och således är det 12 månaders händelser from 2021-01-01 (12 månader innan rapportens datum (2021-12-31), som skall fortsätta på siffrorna per 2020-12-31

3D12B27E-7179-4E8A-A0F6-C12AC6301204.jpeg

6.) Eventuellt kanske ni vill skapa upp flera år som följer på 2020-12-31 och då är det bara att välja antal under "flerårsrapport"

När valen är gjorda klickar ni på "Kör Åtgärd".

Hur rapporter skapas

Starta med att skapa rapport för avtalsurvalets första avtal

Varje rapport som skapas är en fortsättning på den tidigare rapporten vilket innebär att man måste ha en koppling mellan tidigare rapport när en ny rapport skapas för att få balans.

I boknings-system brukar detta innebära att man lägger in en "öppningsbalans" och därefter fortsätter med förändringarna under en viss period. I Leasify innebär detta att man måste skapa en "grundrapport" från avtalsurvalets första period. Är de äldsta avtalen i urvalet startade per 2019-01-01 exempelvis så skall man först skapa en rapport för 2019-12-31 (om man redovisar enligt kalenderår).

Därefter skapar man fortsatta rapporter som man kopplar till den tidigare.

I Leasify kan man skapa upp flera årsrapporter efter varandra direkt utan att behöva skapa upp "grundrapport" + efterföljande rapporter år för år.

C26E15F5-EEFE-4BE3-9A7F-0B216DCB5AF1.jpeg

Hur rapporter skapas

Att skapa en rapport i en annan valuta

Har ni avtal i olika valutor som ni vill räkna om till en redovisningsvaluta kan ni lägga till modulen IFRS Valutakonvertering som gör om lokal valuta efter en genomsnittskurs och en balanskurs. 

Såhär skapar du en rapport i lokal valuta som skall omvandlas till en annan redovisningsvaluta;

1.) För att konvertera lokal valuta till redovisningsvaluta måste ni först skapa en rapport baserat på det urval ni vill ta med och begränsat till den aktuella valutan. Ni måste alltså ha en rapportmall i exempelvis euro.

!Tips - Det finns väldigt många valutakoder, börja skriva exempelvis "EU..." så ställer sig listan på "EUR" och då är det bara att klicka enter.

EEEF0BA1-94F2-4741-B0A9-59C2A4F4515E_4_5005_c.jpeg

2.) Efter att ni skapat en rapport i lokal valuta gör ni om den rapporten till önskad valuta genom att markera och sedan välja "Valutarapport". Klicka på "play" för att generera.

F190D3FD-5EC5-46AA-A536-F9643CB18970_4_5005_c.jpeg

3.) Ni kommer då fram till ett nytt fönster där ni namnger rapporten, väljer redovisningsvaluta samt ställer in kurserna* Jämförelseperioden är vanligen hela fg. år så vid rapporter under 2021 exempelvis så är fg. period hela 2020.

C7145CED-2F78-474E-804B-FDAFD8DE970C.jpeg

*Det går att konvertera till alla olika kurser och källa för IB Balanskurs, Genomsnittskurs, samt UB Balanskurs kan hämtas från exempelvis Morningstar, Europeiska Centralbanken eller Sveriges Riksbank. Ni kan också lägga in era egna kurser så sparas dom under era inställningar.

4.) När ni sparar rapporten skall det se ut exempelvis som nedan. Observera att den omgjorda rapporten har en symbol som visar att den är omgjord samt att IB och UB är konverterat till den nya valutan

DCF74B8B-A842-4882-BD8E-6AF08189EE45_4_5005_c.jpeg

5.) I rapporten är nu en omräkningsdifferens tillagd i resultatet, se exempel nedan;

17C6FF60-20F9-40C5-9077-4D4294BDA2BD.jpeg

Hur rapporter skapas

Hur redigering av en rapport går till

Det går endast att redigera namnet på webbsidan för en rapport, lägga till noteringar samt ange rapporten som "bokförd" eller som "Favorit" (se bild nedan). Av säkerhetsskäl för bokföringen så uppdateras inte rapporterna utan dom är genererade och sparade utan möjlighet för korrigering. 

Däremot så kan ni enkelt radera en rapport som blivit fel och generera den på nytt.

Vanligen så genereras rapporter flera gånger vid onboarding då man ofta vill justera urval, lägga till avtal man missat osv men när man väl använt en rapport i redovisning bör man inte justera "bakåt" i tiden. Behöver man justera eventuellt felaktiga eller saknade avtal så gör man det på nästkommande period.

 

D10C6885-3B8D-4048-8B23-E648638EC134.jpeg

Hur rapporter skapas

Tips på kontroll om rapporten inte balanserar

Grunderna till att en rapport balanserar är;

1.) Avtalen i urvalet balanserar (se balanseringskontroll)

2.) Rapporten är kopplad till en tidigare rapport så UB-IB blir korrekt (se koppling till tidigare rapport)

Om ni ej får balanseringssymbolen (se grön symbol nedan), och att rapporten är kopplad till tidigare rapport (se kopplingssymbol nedan), och den rapporten som den nya rapporten är kopplad till balanserar så måste ni kontakta Leasify för support på (support@leasify.se)

E9B3D21C-106A-4CD1-A44D-5658FB33D2A8_4_5005_c.jpeg

 

 

Hur rapporter skapas

Hantera skapade rapporter

Rapporter som skapats ligger kvar i listan tills de raderas. Det är bra att hålla en viss struktur bland sina rapporter genom att radera sådana som är fel och endast spara de som är nödvändiga att spara, exempelvis årsrapporter som måste sparas för att efterföljande rapporter skall kunna kopplas.

För att ni lättare skall kunna sortera ut viktiga rapporter kan ni markera er redovisade årsrapport exempelvis och ange som "bokförd".  För rapporter ni "jobbar med" och tror kommer bli den ni bokför kan ni exempelvis lägga som "favorit". 

Bra att eftersträva är att ni har kontrollerat att inga nya avtal tillkommit, samt att alla eventuella förlängningar och avtal som avslutats i förtid är justerade innan ni genererar och markerar årsrapporten. Skapar ni exempelvis ackumulerade månadsrapporter, eller kvartalsrapporter är det lite förlåtande under räkenskapsåret om man missat lägga till eller justerat något avtal eftersom siffrorna justeras i nästa rapport.

B44978AF-9F75-4BA9-B8BA-C557FF8E5C71_4_5005_c.jpeg

Nedan är årsrapporten per 2020-12-31 markerat som "Bokförd" och rapporten per 2021-12-31 markerad som "Favorit".

19C28C45-5C94-44C9-A1B5-A122E13FB870_4_5005_c.jpeg

Redovisning

Redovisning

Hur en rapport sparas och laddas ner

Rapporter sparas på sidan men kan "säkras" från att ni skall råka radera rapporten genom att ni markerar rapporten som "bokförd" (se Hantera skapade rapporter).

När rapport genererats finns det en excel-symbol ni kan klicka på för att snabbt ladda ner rapporten i Excel-format.

DEC1A2EC-BABD-4337-A95E-DDA790E45B03_4_5005_c.jpeg

Ni kan även klicka på "ögat" för att hitta fler format...

AB710100-E733-44A9-9E1A-D7C3A4545596_4_5005_c.jpeg

...Skrolla ner och se nedan symboler för PDF, Excel, JSON samt ODS

A3606152-1394-424E-B0E6-00A7E8C3D9CA_4_5005_c.jpeg

 

Redovisning

Hur rapporten är uppbyggd

Rapportens har sex olika delar (flikar) när den kommer i Excelformat och fyra delar när den kommer i PDF-format, dessa är;

1.) Rapportspecifikation (Excel + PDF)

2.) Sammanfattning (Excel + PDF) (se Beskrivning av Sammanfattning)

3.) Konsolideringsrapport (Excel + PDF) (se Beskrivning av konsolideringsrapport)

4.) K3 (Excel + PDF) (se Beskrivning av K3-rapport)

5.) Avtal (Endast Excel) (se beskrivning av fliken för avtal och avslutade avtal)

6.) Avslutade tillgångar (Endast Excel) (se beskrivning av fliken för avtal och avslutade avtal)

Redovisning

Bakgrund till siffrorna

Siffrorna baserar sig på det urval ni valt i rapportmallen samt den tidsperiod ni angett. Från respektive avtal hämtas samtliga siffror för vald tidsperiod från "kontraktsberäkningarna" i version av avtalet som har det närmsta datumet på eller innan rapportdatum

Nedan exempel från ett avtal med indexuppräkning och därmed flera versioner;

111CCF8D-E098-46AA-BE47-0EC0114DBAAC_4_5005_c.jpeg

 

 

Redovisning

Beskrivning av sammanfattning

Sammanfattningen kan användas som notuppställning både för IFRS Leasing och delar kan användas för noter i K3 redovisning - exempelvis kassaflödet för kommande år.  Siffrorna är de sammanlagda summorna för tidsperioden rapporten avser för samtliga avtal i urvalet. 

Sammanfattningen kommer i tre kolumner där den första avser siffrorna för den rapport som den nya rapporten kopplats till och den mittersta är skillnaden mellan den nya rapportens siffror och den kopplade rapportens (vanligen fg. års siffror).

Nedan är en beskrivning av varje rad i sammanfattningen;

image-1643275549852.png

Redovisning

Beskrivning av konsolideringsrapport

Konsolideringsrapporten består av fyra delar och dessa är;

  1. Specifikation för juridisk person
  2. Specifikation för koncern
  3. Konsolidering = Koncern - juridisk person
  4. Boknings-förslag baserat på konsolideringen

Nedan är beskrivning och guidning i rapportens olika delar;

 

1. Specifikation för juridisk person

image-1639572241675.png

2. Specifikation för koncern

90D74EA5-4AB0-4654-992D-71DD82D9D881.jpeg

3. Konsolidering

953FA0CA-F796-4405-8974-DBCA22A913B1.jpeg

 

4. Bokningsförslag

Bokningen ställer upp konsolideringen ovan i Debet & Kredit

43785ED0-41E5-40AE-A491-15AC125293A8.jpeg

 

 

 

 

Redovisning

Beskrivning av K3-rapport

Rapporten vi kallar "K3-rapport" är en bruttouppställning på tillgångssidan med totala anskaffningsvärden och ackumulerade avskrivningar i balansräkningen.

image-1639663942683.png

Redovisning

Beskrivning av fliken för avtal och avslutade avtal

Nedan är samtliga kolumner i fliken för "Avtal" samt "Avslutade avtal" transponerade till rader i denna förklaring. Båda flikarna har samma kolumner men Avslutade avtal" innehåller endast de avtal som avslutats för att man snabbt skall kunna hitta beloppen för utrangering.

Under varje kolumn rymmer de avtal som inkluderats i rapporten och de värden som är aktuella för rapporten att använda. Summan av respektive rad blir det summerade beloppet i sammanfattning och rapporter.

image-1639668803430.png

Redovisning

Tips om siffrorna inte stämmer med tidigare redovisning

Om siffrorna inte överensstämmer beror det på en eller fler av nedanstående orsaker;

Om man kontrollerat ovan och och kan se en viss skillnad mellan UB jämförelseår och UB i Leasify kan det smidigaste ibland vara att göra en mindre justering. Nedan är exempel på hur en justering kan göras i sammanfattningen och i rapporten.

Nedan; justering i sammanfattningen där det finns en diff i anskaffningsvärde och avskrivningar

6B4A98AB-B4DF-4189-8680-BAEBCA726ADD_4_5005_c.jpeg

Nedan; Samma justering som ovan men hur den påverkar bokningen

image-1639671577050.png