Onboarding – kom igång

Här är våra samlade tips på hur ni enkelt och effektivt kommer igång med digital onboarding. Allt från att skapa profil och redigera företagsinställningar.

• Skapa profil, redovisningsinställningar och grundinställningar
• Skapa räntesatser
• Skapa kostnadsställen
• Skapa avdelningar
• Skapa egna tillgångstyper
• Skapa olika index
• Skapa bolagsskatter
• Skapa valutakurser
• Skapa egna konteringsnamn
• Redigera din användarprofil
• Så loggar du in första gången
• Registrera uppgifter för inloggning med BankID
• Ändra lösenord
• Redigera företagsinställningar
• Registrera eller ändra företagsuppgifter
• Hantera företagsanvändare (ur administrationsperspektiv)
• Skapa grupper för behörighetsinställningar
• Dokument
• Skapa mappar och spara dokument
• Bra att veta inför onboarding
• Bra att veta inför onboarding

Skapa profil, redovisningsinställningar och grundinställningar

För att skapa grundinställningar eller så kallade redovisninginställningar för IFRS/K3 modulen går ni in under Meny -> Redovisningsinställningar. Där hittar ni ett antal flikar och inställningar som kommer ligga till grund för avtalsupplägg och rapportuttag.

Skapa räntesatser

Lägga upp marginella låneräntor

I de fall ni inte ska använda en implicit/framräknad ränta (baserad på pris, eventuellt fösta förhöjd avgift, hyres/leasingavgift restvärde och avtalsperiod), behöver ni använda en marginell låneränta. Räntan används för att diskontera/nuvärdesberäkna hyres/leasingavgifter och skapa tillgång och skuldvärde för respektive avtal.  Ni kan lägga in flera räntor om så önskas för olika objekt eller år. 

Lägg till marginell låneränta genom att gå in under fliken redovisningsinställningar. Skriv in ett namn på räntan som ni vil lägga till och lägg in procentsats och tryck på +.  Den marginella låneräntan/diskonteringsräntan kommer nu vara tillgänglig för varje avtalsupplägg i en rullista.  

Skapa kostnadsställen

För IFRS/K3 modulen finns utöver avtalstyp och objektstyp två olika hierarkier för urval. Avdelningar används oftast som bolag/företag inom koncernen. Kostnadsställe (kst) kan därför användas för ytterligare en urvalsparametrar som exempelvis enheter som huvudkontor, produktion och vidare. Ni lägger enkelt till ett nytt kostnadsställe genom att trycka på skapa kostnadsställe och välja ett namn och ett nummer. 

Om ni  inte har någon ytterligare hierarki väljer ni att att lägga in ett kostnadsställe som heter "alla avtal" och med nummer 1 då minst ett kostnadsställe krävs i systemet. 

Skapa avdelningar

För IFRS/K3 modulen finns utöver avtalstyp och objektstyp två olika hierarkier för urval. Avdelningar används oftast som bolag/företag inom koncernen. För att lägga till en ny avdelning går du in via Meny -> Redovisningsinställningar -> Avdelningar. Tryck på skapa avdelning och välj namn och valbar inom IFRS.  

Skapa egna tillgångstyper

Vad är tillgångstyp?

I Leasify portal kan ni lägga in fler tillgångstyper/objektstyper/avtalskategorier än de som finns som standard. 

De typer som redan idag finns är: Bilar, butiksinredning, entreprenadmaskiner, fastighetsavtal, IT (hårdvara), kaffe-/vattenautomater, kontorsmöbler, kopiering & utskrift, licenser & mjukvara, medicinsk utrustning, städmaskiner, telefoni, truckar, verkstadsmaskiner och övriga maskiner/utrustning. 

Lägga in egen tillgångstyp

För att lägga in en ny typ går ni till fliken avtalskategorier inne på redovisningsinställningar -> tryck på skapa -> välj ett namn -> och tryck på skapa. 

Skapa olika index

Varför index? 
I Leasify portal kan du koppla avtal till index både automatiska och egna index. Index används för att göra ändringar på avtal utifrån en förändring så som exempelvis KPI index och gör att du inte behöver gå in på varje enstaka avtal för att göra den förändringen. Systemet använder förändringarna mellan åren på indexvärdena enligt standard.  Vid avtalsupplägg gör man sedan en koppling mot det index som man vill att avtalet ska följa. 

Skapa indexvärden 

Börja med att gå in på fliken Index och tryck sedan skapa index.  

Marknadsindex:

För att lägga till ett nytt marknadsindex så som svenska KPI index väljer du ett namn och sedan väljer kryssboxen marknadsindex och väljer valt index från rullistan som du sedan vill ska vara möjligt att koppla avtal till.  KPI är det vanligaste använda och används för stor andel av fastighetshyresavtal i Sverige.  Denna hämtar även indexvärden automatiskt så här behöver du inte tänka på att uppdatera den löpande.  

Eget index:

Vill ni lägga till egna index så som exempelvis KPI eller index från andra länder går även det bra.  För index utanför Sverige behöver ni sätta upp indexvärden själva. Det gör ni genom att trycka på skapa index -> Välj ett namn -> tryck på skapa index  (obs välj ej marknadsindex) -> tryck på ögat på det index som ni vill lägga in indexvärden. Då kommer ni in i en ny vy  där ni ska trycka på skapa indexvärden.  Lägg in det datum som redigering och omvärdering ska ske och det indexvärde som ni vill att omvärderingen ska använda.  Glöm ej att lägga in indexvärden även för året innan den försa omvärderingen som du vill ha då systemet gå på förändringen mellan indexvärden på. 

Minimumjustering:

Lägg även till ett index som heter minimumjustering. Det är för att du sedan ska kunna välja minimumjustering utan att även koppla KPI mot det. I detta fall ska du inte koppla mot marknadsindex utan bara skriva in namn och trycka på skapa index. Nästa steg är att lägga in ett värde. I detta fall behöver ni endast lägga in ett värde på 100% och med datum lång tid bakåt exempelvis 2000-01-01. 

Skapa bolagsskatter

Varför bolagsskatt? 

Under redovisningsinställningar skapar ni även en bolagsskatter. Bolagsskatten används som parameter för att räkna ut den uppskjutna skatten för IFRS/K3 rapporterna. 

Lägg in skattesats

Gå till fliken skattesatser under redovisningsinställningar. Tryck på skapa bolagsskatt och lägg in namn på skattesatsen. Vill ni lägga till flera så använder ni skapa och skapa en annan annars använder ni bara knappen skapa bolagsskatt. 

'

Nä ni lagt till dessa behöver ni nu sätta procentsatsen. Det gör ni genom att trycka på ögat. När ni kommit in dit trycker ni på skapa skattesats

Lägg in datum och procentsats. OBS måste alltid vara den 1.a i månaden. När ni lagt in dessa så kommer de finnas som urval för att ni ska kunna koppla respektive avtalsupplägg mot rätt skattesats. Har skattesatsen ändrats som det ser ut enligt nedan kommer också omvärdering av uppskjutna skatten ske per de datumen i tjänsten.  

  

Läs mer om bolagsskatter hos Skatteverkets sida om ämnet.

Skapa valutakurser

Leasify tillhandahåller både en enkel valutakonvertering med fast kurs per valuta och över tid men även en funktion för balanskurser, genomsnittskurser och valuta/omräkningsdifferenser. Den senare funktionen är en tilläggsmodul som går att prenumerera på. Hör av er till support@leasify.se för att få prisförslag och mer information. 

Om ni vill använda en enkel valutakonvertering efter en fast kurs sätts den upp under fliken redovisningsinställningar.  Väj sedan lägg till ny valuta -> välj vilka valutor den ska konvertera mellan och vilken kurs som ska användas.  I denna funktion får ni som sagt en enkel konvertering utan omräkningsdifferenser och bara en kurs. Den kan användas om ni har väldigt få avtal och revisorer och ni godkänner förenklingen. 

Tips! Önskar ni använda en mer avancerad funktion med genomsnittskurser, balanskurser och omräkningsdifferenser sker de uppsättningarna när man skapar valutarapporter inne i rapportgeneratorn. För mer info se denna Wikilänk: Att tänka på för valutahantering.  

Skapa egna konteringsnamn

Denna funktion är ett tillval via en av Leasifys moduler. 

Mer information kommer snart. 

Redigera din användarprofil

Så loggar du in första gången

Välkommen som kund till Leasify! 

I samband med att ni läggs upp som användare i systemet skickas ett inloggningsmail ut som kan se ut ungefär som nedan. 
Följ då instruktionerna i mailet och tryck på länken för påminnelsefunktionen. Om ni inte fått mailet gå ner till rubriken "Om ni av någon anledning inte fått välkomstmailet." 

När ni tryck på länken kommer ni till denna bild. Fyll där i er mailadress och tryck på fortsätt. 
Ni får då ytterligare ett mail som ser ut ungefär om nedan. Tryck på länken i mailet.   
Nästa steg dyker då upp i din webbläsare. Fyll i det lösenord du vill använda dig av. Därefter kan ni logga in med både epost-inloggning och bank-id. Se kommande steg och bilder.

Inloggning via Bankid
Om ni vill kunna logga in med BankID framöver loggar ni först in med e-mail och lösenord enligt ovan. När ni är inne i Leasifys portal lägger ni till ert personnummer under ”Mina uppgifter” som ni hittar när ni klickar på symbolen som liknar en person längst upp i högra hörnet.  Läs mer om hur ni ordnar bank-idinloggning på denna länk https://wiki.leasify.se/books/onboarding-kom-igang/page/registrera-uppgifter-for-inloggning-med-bankid. Under ''mina uppgifter'' kan ni även byta lösenord för mer info följ denna länk https://wiki.leasify.se/books/onboarding-kom-igang/page/andra-losenord . 

Om ni av någon anledning inte fått välkomstmailet. 
Första gången så gå ni via nedan länkar eller hemsida och trycker på E-postinloggning -> ” har ni glömt lösenord” -> skriver in e-postadressen och trycker på fortsätt. Då skickas ett återställningsmail till er. tryck på länken i mailet och skapa nytt lösenord.  Följ sedan samma steg som ovan.  
Logga in gör ni antingen via denna länk:
https://app.leasify.se/login 

Eller så kan ni gå via vår hemsida. Enligt nedan:

Registrera uppgifter för inloggning med BankID

Inloggning via Bankid

Leasify ger dig möjligheten att logga in via bankid. Genom att använda bankid slipper du hålla koll på dina användarnamn och lösenord samtidigt som det ger en säkrare inloggning. Om ni vill kunna logga in med BankID framöver loggar ni först in med e-mail och lösenord. När ni är inne i Leasifys portal lägger ni till ert personnummer under ”Mina uppgifter” som ni hittar när ni klickar på symbolen som liknar en person längst upp i högra hörnet .  Under mina uppgifter kan ni även byta lösenord. 

uppgifterna med personnummer är krypterat.

För att koppla på BankID trycker ni på Visa QE kod enligt nedan bild. 

 

Nästkommande gånger kan du logga in via Bankid enligt nedan.
 

Ändra lösenord

 

Om du vill ändra ditt lösenord och är inne i portalen.

Gå in på ”Mina uppgifter” som ni hittar när ni klickar på symbolen som liknar en person längst upp i högra hörnet .  
Fyll sedan i det nya lösenord ni vill använda och tryck på spara. 

Om ni glömt lösenord eller vill ändra lösenord när ni inte är inne i portalen
Gå då via nedan länk eller hemsida och trycker på E-postinloggning -> ” har ni glömt lösenord” -> skriver in e-postadressen och trycker på fortsätt. Då skickas ett återställningsmail till er. tryck på länken i mailet och skapa nytt lösenord.  Följ sedan samma steg som ovan.  
Logga in gör ni antingen via denna länk:
https://app.leasify.se/login 
Eller går via vår hemsida. Se nedan bild.

 

 

 

 

 

 

Redigera företagsinställningar

Registrera eller ändra företagsuppgifter

För att registera eller ändra företagsuppgifter följer ni nedan.

Gå in på Meny->Bolagsinställningar --> och namnet på bolaget längst upp där handen pekar. 

 

Vill ni endast lägga in en logga trycker ni på rutan/bilden till vänster om företagsnamnet i vyn nedan. 

För att ändra eller lägga in uppgifter tryck sedan på någon av fälten som markeras med pilar nedan. 

I denna vy kan du ändra

• Företagets/koncernens namn. 
• Företagets organisationsnummer
• generell mailadress till företaget
• Vilken adress fakturor i framtiden ska skickas till. 
• Referensen som ska stå på fakturan
• Företagsadress, postnummer och stad
• Vilken som är er huvudbank. 
• Eventuell beskrivning

tyck på uppdatera företag för att ändringarna ska gå igenom. 

 

 

Hantera företagsanvändare (ur administrationsperspektiv)

Företagsanvändare hanteras och redigeras under meny -> bolagsinställningar -> företagsanvändare

Under fliken företagsanvändare visas alla användare och här ställs även in om användare ska vara företags-admin eller ej.  Under företagsanvändare är det också möjligt att lägga till och ta bort användare. Som företags-admin finns även funktioner som redigera användare och ställa in grupper och behörigheter. För mer detaljer kring grupper och behörigheter följ denna länk Skapa grupper för behörighetsinställningar 

Slå på till företagsadministratör
Företags-admin slås på genom att marker de användare som ska göras om till företags-admin -> välj åtgärd företagsadministratör på/av -> kör åtgärd via playknappen. Observera att om någon redan är företagsadministratör så är det endast den som kan slå på och av detta för andra användare.  

Lägg till användare
För att lägga till en ny användare används knappen "lägg till ny användare". En ny sida för registrering öppnas då upp. Fyll i data i formuläret och tryck sedan på "lägg till ny användare" eller "skapa & skapa en annan" beroende på om en eller flera användare ska läggas upp.  

Redigera användare
Det är endast en företagsadministratör som har möjlighet att redigera/ändra en annan användare än sig själv. Redigeringen sker via symbolen som ser ut som en ruta och en penna.  En ny sida öppnas för redigering. Fyll i eventuella ändringar och tryck på uppdatera företagsanvändare. 

Ta bort användare/ärv data:
Följ samma steg som påslag av företagsadministratör men välj istället ta bort användare. När avvandare ska tas bort så kommer det även upp en fråga ta bort användare och vem data ska ärvas till. Sök upp och väl lämplig person som ska ta över den data som fanns registrerad på användare som tas bort  OBS Om avtal och rapporter finns registrerade på den användare som ska tas bort är det ett måste att data ärvs till annan person annars försvinner data. Om ingen data är registrerad på användare så är det ok att inte ärva och trycka på kör åtgärd. Leasify rekommendationer är docka att alltid se till att flytta över/ärva data för att vara på säkra sidan att inte data går förlorad. 

Skapa grupper för behörighetsinställningar

Mer information i text kommer senare.  Tillsvidare har vi instruktion i video.  För att se videon tryck på följande länk  Skapa behörigheter och grupper så laddas videon ner.  Observera att vi flyttat företagsanvändare till Bolagsinställningar vilket skiljer sig från instruktionsvideon (se nedan bilder).

 

 

Dokument

Skapa mappar och spara dokument

Bra att veta inför onboarding

Bra att veta inför onboarding

När ni skall komma igång så är det ett par steg att gå igenom. Ni kan följa alla steg i tjänsten.

Information som skall läggas in i systemet eller som är bra att veta om;

Användare;

• Vilka på ert företag skall använda tjänsten? - tips - börja med de mest centrala personerna för redovisningen och utöka eventuellt senare. Ange Förnamn, efternamn, epost och mobiltelefonnummer. 

Bolagsinställningar;

• Organisationsnummer

• e-postadress (info-adress)

• Fakturaadress + ev. mailadress för fakturamottagande

• Referens på faktura (nummer/namn)

• Huvudbank (möjliggör eventuella förmåner via Leasifys samarbetspartners)

• Konsolideringssystem (möjliggör eventuella förmåner via Leasifys samarbetspartners)

• Personuppgiftsansvarig (mottagere för PUB-avtal och förändringar av detta) - Ange namn och mailadress

• Inköpsansvarig (för att få hjälp av Leasify även med inköp av copy,kaffe,telefoni och IT m.m.) - Ange namn och mailadress

• Ansvarig för avtal utanför redovisningen (för användning av Leasify även för avtalshantering utanför IFRS16 och K3. Kan vara exempelvis IT, avtals eller operationsansvaig)  - Ange namn och mailadress

Redovisningsinställningar;

• Vilken redovisningsstandard använder ni, IFRS16 - annan? Läs om skillnader mellan K3 & IFRS

• Ränta - vilka räntor använder ni för tillgångsberäkning? läs om hur dessa skapas i systemet

• Har ni specifika objekttyper utöver "vanliga" exempelvis Bilar och fastigheter som ni vill kunna sortera ut avtal ifrån? Ca antal avtal under olika kategorier och totalt antal avtal? 

• Bilar - inom IFRS beräknas tillgången på bilar normalt som summan av diskonterade hyror och inte "priset" på bilen. bilen. På så sätt exkluderas restvärdet ur tillgång/skuld. Hur har ni gjort tidigare och hur vill ni göra framöver?

• Bilar och ej avdragbar moms - Det finns möjlighet i systemet att lägga till ej avdragbar moms och då räknas alla belopp upp med exempelvis 12,5%. Att lägga till moms eller ej är lika vanligt bland våra användare av systemet. Vad som är korrekt hantering för er hänvisar vi till er och er revisor.

• På finansiella leasingavtal där ni från början bedömt att ni skall behålla utrustningen eller förlänga leasingavtalet behöver ni ta upp hela tillgången inklusive restvärdet - hur har ni skrivit av olika tillgångstyper på dessa avtal? Vanligast är avskrivning ner till restvärdet på samma period som själva leasingavtalet vilket också ger minst resultateffekt.

• När gick ni över till IFRS? Ange från vilket datum ni gick/ska gå över till IFRS, alla avtal som startade innan eller på detta datum får sin avtalsstart beräknad från detta datum och framåt! Oavsett redovisningsstandard rekommenderar vi att ni lägger in samtliga avtal som någon gång varit aktiva i jämförelseperioden inför övergången till Leasify.

• Redovisar ni i annan standard än IFRS16 där exempelvis fastighetsavtal endast behöver tas med i not så rekommenderar vi att ni lägger in avtalen med start den 1/1 under innevarande år med aktuell avgift så noten för framtida kassaflöden blir korrekt. Hur vill ni göra?

• Valutor - I systemet finns en modul för stöd av valutakonvertering. Ni kan med den omvandla alla rapporter i alla valutor till annan valuta och kurserna kan ni hämta via API från Riksbanken, ECB och Morningstar. Ni behöver ej ta ställning till något kring denna hantering i onboardingen.

• Bolagsskatt - Ni kan ställa in flera olika skattesatser som valbara i systemet när ni lägger in era avtal och ni kan även justera dessa enkelt om skatten ändras i något land. Ange land och skattesats ni vill använda? Skapa Bolagsskatter

• Hur hanterar ni förlängningar i era filer? 

• Hur hanterar ni avslut i förtid ?

• Löpande justeringar av avgifter - I systemet kan ni ställa in olika index så avtal med dessa index justeras och omvärderas per automatik när ett nytt indexvärde kommer. Vilka index har era avtal? - Viktigast att ställa in större avtal! Mindre avtal, exempelvis bilar brukar normalt ej omvärderas efter ränteförändringar. Skapa index

• Redovisning - hur ofta brukar ni redovisa och vilken månad gör ni ert årsbokslut?

• Vill ni fördela era avtal över olika bolag i koncern?* Skapa avdelningar/bolag

• Vill ni kunna koppla avtalen till olika kostnadsställen/enheter?   *Skapa kostnadsställen

*Tips: vanligast är att Leasifys användare anger de olika bolagen i koncernen under funktionen som kallas "avdelningar". Ytterligare fördelning kan anges under funktionen som kallas "kostnadsställen/avdelningar"

Kst används inte lika frekvent av Leasifys kunder. Vill man använda den är det vanligt att ex göra förenklingar för urval till not där spec skulle vara exempelvis kst 1 - IFRS16, kst 2  not- Low value/short term. Nivån kan även användas om man behöver ytterligare möjligheter för filtrering/urval utöver avdelning, avtalstyp och objektsystem.