Bra att veta inför onboarding

När ni skall komma igång så är det ett par steg att gå igenom. Ni kan följa alla steg i tjänsten.

Information som skall läggas in i systemet eller som är bra att veta om;

Användare;

• Vilka på ert företag skall använda tjänsten? - tips - börja med de mest centrala personerna för redovisningen och utöka eventuellt senare. Ange Förnamn, efternamn, epost och mobiltelefonnummer. 

Bolagsinställningar;

• Organisationsnummer

• e-postadress (info-adress)

• Fakturaadress + ev. mailadress för fakturamottagande

• Referens på faktura (nummer/namn)

• Huvudbank (möjliggör eventuella förmåner via Leasifys samarbetspartners)

• Konsolideringssystem (möjliggör eventuella förmåner via Leasifys samarbetspartners)

• Personuppgiftsansvarig (mottagere för PUB-avtal och förändringar av detta) - Ange namn och mailadress

• Inköpsansvarig (för att få hjälp av Leasify även med inköp av copy,kaffe,telefoni och IT m.m.) - Ange namn och mailadress

• Ansvarig för avtal utanför redovisningen (för användning av Leasify även för avtalshantering utanför IFRS16 och K3. Kan vara exempelvis IT, avtals eller operationsansvaig)  - Ange namn och mailadress

Redovisningsinställningar;

• Vilken redovisningsstandard använder ni, IFRS16 - annan? Läs om skillnader mellan K3 & IFRS

• Ränta - vilka räntor använder ni för tillgångsberäkning? läs om hur dessa skapas i systemet

• Har ni specifika objekttyper utöver "vanliga" exempelvis Bilar och fastigheter som ni vill kunna sortera ut avtal ifrån? Ca antal avtal under olika kategorier och totalt antal avtal? 

• Bilar - inom IFRS beräknas tillgången på bilar normalt som summan av diskonterade hyror och inte "priset" på bilen. bilen. På så sätt exkluderas restvärdet ur tillgång/skuld. Hur har ni gjort tidigare och hur vill ni göra framöver?

• Bilar och ej avdragbar moms - Det finns möjlighet i systemet att lägga till ej avdragbar moms och då räknas alla belopp upp med exempelvis 12,5%. Att lägga till moms eller ej är lika vanligt bland våra användare av systemet. Vad som är korrekt hantering för er hänvisar vi till er och er revisor.

• På finansiella leasingavtal där ni från början bedömt att ni skall behålla utrustningen eller förlänga leasingavtalet behöver ni ta upp hela tillgången inklusive restvärdet - hur har ni skrivit av olika tillgångstyper på dessa avtal? Vanligast är avskrivning ner till restvärdet på samma period som själva leasingavtalet vilket också ger minst resultateffekt.

• När gick ni över till IFRS? Ange från vilket datum ni gick/ska gå över till IFRS, alla avtal som startade innan eller på detta datum får sin avtalsstart beräknad från detta datum och framåt! Oavsett redovisningsstandard rekommenderar vi att ni lägger in samtliga avtal som någon gång varit aktiva i jämförelseperioden inför övergången till Leasify.

• Redovisar ni i annan standard än IFRS16 där exempelvis fastighetsavtal endast behöver tas med i not så rekommenderar vi att ni lägger in avtalen med start den 1/1 under innevarande år med aktuell avgift så noten för framtida kassaflöden blir korrekt. Hur vill ni göra?

• Valutor - I systemet finns en modul för stöd av valutakonvertering. Ni kan med den omvandla alla rapporter i alla valutor till annan valuta och kurserna kan ni hämta via API från Riksbanken, ECB och Morningstar. Ni behöver ej ta ställning till något kring denna hantering i onboardingen.

• Bolagsskatt - Ni kan ställa in flera olika skattesatser som valbara i systemet när ni lägger in era avtal och ni kan även justera dessa enkelt om skatten ändras i något land. Ange land och skattesats ni vill använda? Skapa Bolagsskatter

• Hur hanterar ni förlängningar i era filer? 

• Hur hanterar ni avslut i förtid ?

• Löpande justeringar av avgifter - I systemet kan ni ställa in olika index så avtal med dessa index justeras och omvärderas per automatik när ett nytt indexvärde kommer. Vilka index har era avtal? - Viktigast att ställa in större avtal! Mindre avtal, exempelvis bilar brukar normalt ej omvärderas efter ränteförändringar. Skapa index

• Redovisning - hur ofta brukar ni redovisa och vilken månad gör ni ert årsbokslut?

• Vill ni fördela era avtal över olika bolag i koncern?* Skapa avdelningar/bolag

• Vill ni kunna koppla avtalen till olika kostnadsställen/enheter?   *Skapa kostnadsställen

*Tips: vanligast är att Leasifys användare anger de olika bolagen i koncernen under funktionen som kallas "avdelningar". Ytterligare fördelning kan anges under funktionen som kallas "kostnadsställen/avdelningar"

Kst används inte lika frekvent av Leasifys kunder. Vill man använda den är det vanligt att ex göra förenklingar för urval till not där spec skulle vara exempelvis kst 1 - IFRS16, kst 2  not- Low value/short term. Nivån kan även användas om man behöver ytterligare möjligheter för filtrering/urval utöver avdelning, avtalstyp och objektsystem.